An der Basis ansetzen

So gehen Sie mit unternehmensinternen Konflikten um
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Andreas Büch author pictureAutor: Andreas Büch

In unseren kürzlich erschienenen Blog-Artikeln „Was ist multilaterales Netting“, „Regulierungsfragen im Netting“ sowie „die technischen Hürden beim Netting“ ging es darum, welche Vorteile ein Netting-Verfahren Unternehmen bietet. Wenn alles glatt läuft, ist der Prozess ziemlich unkompliziert: Forderungen und Verbindlichkeiten aller Tochterunternehmen werden abgeglichen, alles wandert in einen Topf, und alles wird bezahlt.

Allerdings wurde bereits deutlich, dass die Wirklichkeit auch ganz anders aussehen kann. Was, wenn ein Unternehmen eine Forderung angibt, aber der Kontrahent sich weigert zu zahlen? Dann hat man ganz schnell die Situation, dass ein Unternehmen auf sein Geld wartet, während man sich an anderer Stelle „mit fremden Scheinen“ schmückt. Für das Treasury bedeutet das im Klartext, dass der konzernweite Überblick getrübt ist. Die Plandaten sind nicht verlässlich, und damit wird es so gut wie unmöglich, mit Präzision vorauszusagen, wer eine Liquiditätsspritze benötigt oder wo überschüssige Liquidität vorhanden ist. Solche Konflikte bleiben oft lange ungelöst und können damit dem gesamten Unternehmen ernsthaft schaden.

Die Krux ist, dass es bei einer Summe von $5 Millionen vielleicht nur $10 sind, um die tatsächlich gestritten wird. Das reicht aber schon, damit einer Tochtergesellschaft der gesamte Betrag fehlt, der ihr eigentlich zusteht, und das Geld „feststeckt“. Die Gründe, warum Rechnungen nicht bezahlt werden, sind dabei oft fast banal: Ein Unternehmen hat den falschen Preis angegeben, etwas wurde gar nicht bestellt, eine Lieferung ist nicht angekommen oder eine Rechnung ist einfach nur von der Post falsch oder gar nicht zugestellt worden. Leider muss man aber auch sagen, dass sich manche Firmen im unternehmensinternen Handel Sachen erlauben, die sie bei Drittparteien nie wagen würden.

Und was passiert, wenn sich zwei Unternehmen nicht einigen können: oft leider tatsächlich gar nichts. Jede Seite beharrt auf ihrer Sichtweise und vielmals ist der springende Punkt die einfache Frage, wer eigentlich zuständig ist. Im schlimmsten Fall fühlt sich nämlich niemand verantwortlich, und Konflikte können sich über Monate hinziehen, da niemand eingreift.  Es kommt zu einer wahren „E-Mail-Schlacht“, aber es gibt keine klare Instanz, die für die Beilegung des Streites zuständig wäre. Was Unternehmen daher brauchen, ist ein klar strukturierter Prozess zum Umgang mit Konflikten.

Wir empfehlen einen Ablauf, bei dem alle Parteien ihre Forderungen angeben und der Kontrahent anschließend bestätigen muss. Noch viel wichtiger ist es aber, klare Regeln dafür festzulegen, was bei Nichtübereinstimmungen passiert. Es muss klar strukturiert sein, wer für die Konfliktlösung zuständig ist, wenn zwei Unternehmen sich nicht einigen können. Idealerweise wird der Konflikt direkt zwischen den beiden Parteien, also auf der untersten Ebene, beigelegt. Manchmal geht es ja tatsächlich nur um eine nicht zugestellte Rechnung. Im Netting-System integrierte Lösungen wie beispielsweise eine Chat-Funktion oder die Möglichkeit zum Hochladen von Dokumenten sind hier sehr hilfreich und verhindern endlose E-Mail-Konversationen. Jede Seite hat ganz einfach die Möglichkeit, ihren Standpunkt darzulegen und ggf. Nachweise vorzulegen (z.B. eine Rechnung), die den Sachverhalt aufklären können.

Aus diesem Grund funktioniert Netting in tm5 auf Grundlage des sog. AgreementDrivenNetting, d.h. eines auf Übereinstimmung abzielenden Systems: Wenn Forderungen und Verbindlichkeiten übereinstimmen, werden sie automatisch bestätigt, und bei Konflikten stehen eine Chat- und eine Upload-Funktion zur Verfügung. Anders als bei forderungs- oder verbindlichkeitsbasiertem Netting haben beide Parteien ein Interesse daran, den Konflikt beizulegen, da eine mögliche Eskalation nach oben im Raum steht. Gleichzeitig gibt es klar festgelegte Eskalationsstufen, z.B. auf Grundlage bestimmter Zeiträume.

Leider lassen sich nicht alle Konflikte so einfach auf dieser untersten Ebene lösen. Im Vorhinein festgelegte Eskalationsstufen helfen hier enorm. So kann zum Beispiel festgelegt werden, dass das Netting Center automatisch eingeschaltet wird, wenn nach 15 Tagen noch keine Zahlung oder Reaktion erfolgt ist. Nach 30 Tagen wird das untere Management eingeschaltet, und nach 45 Tagen eine höhere Führungsebene etc. Solche Regeln bilden den Rahmen für einen Disziplinierungsprozess, der Unternehmen dazu bringt, ihren Verpflichtungen nachzukommen.

Insbesondere die Anzahl der Dispute über Kleinstbeträge und solche mit objektiv betrachtet fragwürdigen Begründungen nimmt nach der Einführung eines solchen Prozesses in der Regel drastisch ab. Der Gedanke, dass der eigene Streitfall bis zum Vorstand eskalieren könnte, wirkt sich bei den Allermeisten förderlich auf die Kompromissbereitschaft aus. Tatsächlich gab es schon den Fall, dass erst lange nachdem der Prozess erfolgreich ausgerollt worden war, festgestellt wurde, dass die Funktion zum Versenden der Eskalations-Emails nie aktiviert worden war. Das war aber offensichtlich auch gar nicht nötig, da allein die glaubhafte Drohung den gewünschten Effekt erzielte.

Anhand eines derartigen Konfliktlösungssystems lassen sich auch ganz leicht bestimmte Muster erkennen. Wenn es zum Beispiel immer wieder Fälle gibt, in denen ein falscher Preis angegeben wurde, dann würde es sich evtl. lohnen, die Preisliste zu aktualisieren. Oder wenn es immer wieder mit dem gleichen Unternehmen Schwierigkeiten gibt, müsste man vielleicht einmal genauer vor Ort nachsehen, was dort schiefläuft. Insgesamt lohnt sich ein strukturierter Prozess zur Konfliktbeilegung, bei dem alle Parteien ein Interesse daran haben, aktiv teilzunehmen und den Sachverhalt zu klären, auf jeden Fall. Anhand klarer Regeln wird sichergestellt, dass Konflikte sofort angegangen werden und sich immer jemand zuständig fühlt. Darüber hinaus strukturieren klar definierte Eskalationsstufen den Prozess nicht nur, sondern haben auch eine abschreckende Wirkung. Und wenn man all das direkt in seinem TMS erledigen kann, ist das natürlich umso besser!

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