Aufgaben im Cash Management

6 Herausforderungen – 6 Lösungen
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Ron Jaradat author pictureAutor: Ron Jaradat

Einführung

Die Aufgaben im Cash Management stellen Treasurinnen und Treasurer immer wieder vor Herausforderungen. Optimales Cash Management ist nur dann möglich, wenn alle Gesellschaften, Geschäftsbereiche und Abteilungen ihren Teil dazu beitragen. Das kann arbeitsaufwändig und stressig sein, oder einfach und problemlos – je nachdem wie ein Unternehmen organisiert ist und welche Systeme es nutzt.

Treasurinnen und Treasurer sollten klare Prozesse definieren, um dezentral vorliegende Daten und Bankinformationen mit minimalem Aufwand zusammenzuführen und für Transparenz zu sorgen. Dies gilt inbesondere, wenn ein Unternehmen weiter wächst. Wir kennen das alle aus unserem Privatleben: In jungen Jahren lassen sich schlechte Angewohnheiten noch kompensieren, und wir stecken z.B. eine ungesunde Ernährung noch weg. Je älter wir werden, desto deutlicher zeigen sich allerdings die Auswirkungen, und desto größer sind die Konsequenzen. Unser Leben ist insgesamt komplexer und beeinflusst von immer mehr externen Faktoren. Genau so geht es auch Treasurinnen und Treasurern: Je größter und verzweigter das Unternehmen, desto schwieriger lassen sich „schlechte Angewohnheiten“ im Cash Management kompensieren.

Gleichzeitig werden ständig neue Technologien entwickelt, um langwierige und komplizierte Aufgaben im Cash Management zu verkürzen und zu vereinfachen. Derartige Lösungen machen das Leben von Treasurinnen und Treasurern zwar leichter, gleichzeitig steigen die Erwartungen stetig. So befragte beispielsweise CFO Research im Rahmen der Studie Next Generation Needs for Cash Management 371 CFOs, Treasurer und andere wichtige Akteure in Finanz- und Treasury-Abteilungen. Die Ergebnisse zeigen einige wichtige Tendenzen auf und machen deutlich, dass der Druck auf Treasurinnen und Treasurer immer höher wird, mehr und komplexere Aufgaben im Cash Management zu übernehmen.

83% der Befragten gaben an, dass besseres Forecasting bzw. ein besserer Überblick über Cash-Positionen in Zukunft nötig sein werden, damit ihr Unternehmen weiterhin erfolgreich sein kann. Die hohe Anzahl an Befragten, die sich Verbesserungen mit Blick auf effektives Forecasting und Cash Management wünschen, unterstreicht, dass sowohl optimierte Workflows und Prozesse als auch technologische Lösungen wie Treasury Management Systeme nötig sind, um hier optimale Voraussetzungen zu schaffen. Dabei versprechen auch neue Technologien Abhilfe. Weitere 76% der Befragten gaben an, damit zu rechnen, dass die Aufgaben im Cash Management in den nächsten fünf Monaten noch schwieriger werden.

Aufgaben im Cash Management

Was sind die größten Herausforderungen und wichtigsten Aufgaben im Cash Management?

  1. Zeitrahmen und Qualität der Planung
  2. Zu viele Systeme und Banken
  3. Langwierige manuelle und fehleranfällige Prozesse
  4. Abrechnung und Transaktionen in verschiedenen Währungen
  5. Veränderungen bei Gesetzen und Auflagen
  6. Standardisierung, Zentralisierung und Automatisierung

Diese und weitere Herausforderungen analysieren wir auch in unserem Whitepaper „Prozesse und Technologie: Antworten auf die Herausforderungen im Cash Management“.

Zeitrahmen und Qualität der Planung

Die Planung und Steuerung von Cashflows sind abhängig von den Informationen aus den verschiedenen Geschäftsbereichen und Gesellschaften. Cash Manager, Controller in Tochtergesellschaften und viele weitere Akteure sollten diese Zahlen liefern. Denn ohne verlässliche Daten ist es für Treasurinnen und Treasurer unmöglich, einen Überblick zu erhalten oder Forecasting zu betreiben.

Zu viele Systeme und Banken

Wenn Unternehmen wachsen und weltweit neue Gesellschaften entstehen, wächst oftmals auch die Anzahl der Systeme und Banken. Viele Konzerne tun sich schwer mit diesen unterschiedlichen Strukturen und Systemlandschaften in den lokalen Gesellschaften, die jeweils unterschiedliche Bedürfnisse haben. In der Folge verhindern die dezentralen Strukturen und Systeme Transparenz und erschweren eine Versorgung mit Cash.

Langwierige manuelle und fehleranfällige Prozesse

Wenn Daten manuell erfasst und übermittelt werden, führt dies oft zu Fehlern und mit der Fehlersuche auch zu Zeitverlusten. Entsprechend verbringen viele Treasurinnen und Treasurer einen Großteil ihrer Zeit damit, die Korrektheit von Daten abzugleichen, diese einzugeben oder zu prüfen. Umso weniger Zeit bleibt ihnen für strategische Aufgaben.

Ganz entscheidend sind hier lange Abwicklungszeiträume im Zahlungsverkehr bzw. mangelnde Informationen zu Zahlungen. Diese Situation wird noch verkompliziert durch Auslandszahlungsverkehr und Währungsschwankungen.

Abrechnung und Transaktionen in verschiedenen Währungen

Warum genau machen Auslandszahlungsverkehr und Währungsschwankungen Treasurinnen und Treasurern das Leben so schwer?

Ohne entsprechende Prozesse sind grenzüberschreitende Forderungen oft teuer und kompliziert. Das hängt vor allem mit drei Bereichen zusammen: Ab- und Ausgleich, währungsbedingte Komplexität und suboptimale Zahlungskonditionen. Entsprechend wirken sich Währungsschwankungen negativ auf Unternehmen aus, letztlich auch auf deren Gewinne.

Veränderungen bei Gesetzen und Auflagen

Bei ständig neuen Gesetzesänderungen und Auflagen fällt es Unternehmen oft schwer, Schritt zu halten und Compliance zu gewährleisten. Ein Unternehmen, dem bei Cash, Kontrahentenrisiko und Prozessen in rechtlich problematischen Ländern die Transparenz fehlt, sollte unter Umständen in Frage stellen, ob eine Geschäftstätigkeit in diesem Bereich wirklich Mehrwert liefert.

Denn bei Nichteinhaltung von Auflagen und Gesetzen drohen ohne entsprechende interne Kontrollen Betrugsfälle, Fehler durch Nachlässigkeit oder sogar Gerichtsverfahren.

Standardisierung, Zentralisierung und Automatisierung

Für Unternehmen kann es angesichts von vielen verschiedenen Banken, ERP-Systemen, Online-Banking-Portalen etc. extrem schwierig sein, Cash-Management-Prozesse zu standardisieren, zu zentralisieren und zu automatisieren. Ohne ein zentrales System, das all diese Quellen zusammenführt, sind Standardisierung und Automatisierung oft nicht möglich.

So bewältigen Sie die Aufgaben im Cash Management

Prozesse restrukturieren und analysieren

Für Unternehmen ist es wichtig, die Aufgaben im Cash Management stets auf dem Schirm zu haben und die damit einhergehenden Herausforderungen zu verstehen. Nur so lassen sich effektive Lösungen finden.

Wenn Treasurinnenn und Treasurer Prozesse optimieren möchten, ist der erste Schritt immer eine Analyse der bestehenden Systeme und Prozesse, um Schwachpunkte zu ermitteln. Hier gibt es zwei Empfehlungen:

Umfassende Cashflow-Analyse – Ein erfolgreiches Cashflow-Forecasting fußt auf einer Analyse historischer Cashflow-Daten. Diese liefern wichtige Erkenntnisse, was Cashflow-Bewegungen angeht und helfen dabei zu verstehen, wo und warum es Schwierigkeiten oder Abweichungen gibt.

Konsequente Datenanalyse und Rückmeldung – In einem weiteren Schritt sollten Unternehmen einen automatisierten oder zeitgesteuerten Workflow aufsetzen, im Rahmen dessen Gesellschaften Rückmeldung zu den von ihnen gelieferten Daten erhalten.

Auch Cash Pooling und Intercompany-Netting können eine Rolle spielen. Sie können u.a. mit dazu beitragen, die Voraussetzungen für eine Inhouse-Bank zu schaffen bzw. zu deren Aufbau beizutragen. Letztere ist ein übergreifendes Steuerungsinstrument. Darunter fallen z.B. Payments on Behalf of und Receivables on Behalf of (POBO/ROBO), vereinfachte Kontostrukturen und effiziente Finanzierung.

Diese Zusammenhänge greift auch der folgende Blog-Beitrag auf.

Treasury Management System

Eine weitere Strategie zur Optimierung des Cash Managements ist ein zentrales Treasury Management System (TMS).

Ein solches System schafft Abhilfe, was die Schwierigkeiten mit unterschiedlichen Online-Banking-Systemen angeht, indem alles über eine zentrale Plattform abgewickelt wird. Die Anzahl an Banking-Systemen kann normalerweise reduziert und Prozesse standardisiert werden, was es Unternehmen ermöglicht, diese zentral zu überwachen.

Ein TMS erlaubt zudem Prozessautomatisierung und führt damit zu verbessertem Cash-Forecasting und Cash Management. Gleichzeitig zieht die Ablösung von manuellen Prozessen auch weniger Fehler und Zeitverluste nach sich, wodurch Treasurinnen und Treasurer mehr Zeit für strategische Aufgaben haben.

Unternehmen können stattdessen Prozesse etablieren, die für alle User klare Zeitvorgaben machen, wann sie Zahlen im System einsehen und erfassen können. Dabei sind jeder User und jede Gesellschaft für die Richtigkeit ihrer Plandaten verantwortlich. Gruppenweit standardisierte Prozesse mit einem einheitlichen System führen selbst bei dezentral organisierten Konzernen zu Transparenz und Sicherheit.

BELLIN bietet in diesem Zusammenhang ein webbasiertes, flexibles und integriertes Treasury Management System, das für weltweite Transparenz und optimale Sicherheit sorgt sowie enorme Zeitersparnis bringt. Dahinter steht die Philosophie, dass alle Beteiligten im gesamten Konzern zusammen an einem Strang ziehen: unser Konzept des Load Balanced Treasury. Entsprechend gibt es bei BELLIN keine Benutzergebühren, sodass alle Gesellschaften ihre Daten problemlos erfassen und von Echtzeit-Transparenz und maximaler Sicherheit profitieren.

Ihre Vorteile:
Ein intuitives und flexibles System, das sich Ihren Bedürfnissen anpasst
Eine vollständig integrierte Lösung für sämtliche Anforderungen im Treasury
Strategischer Weitblick dank verlässlicher Echtzeit-Daten
Konzernweite Effizienz und Transparenz
Weltweite Kollaboration durch die Vernetzung aller Gesellschaften
Konzernweite Standards, Prozesse und Workflows

Die Technologien von morgen

Auch im Cash Management gibt es neue Technologien, die weitere Vorteile versprechen, z.B. APIs, Künstliche Intelligenz (AI) und Advanced Analytics.

APIs stellen eine Softwareverbindung von einem Programm oder Service zu einem anderen dar, mithilfe derer Daten übertragen werden. So gelangen Informationen schnell und einfach von einem System zum anderen.

Statistische Analysen oder Datenanreicherungsmodelle können eingesetzt werden, um Trends auszumachen und Forecasting effizienter zu machen.

Zusammenfassung

Cash Management ist die vielleicht wichtigste Disziplin im Treasury. Um die Aufgaben im Cash Management optimal erledigen zu können, müssen Unternehmen ihre Systeme und Prozesse entsprechend aufstellen. So arbeiten sie effizient mit genauen Echtzeit-Daten.

Weitere Tipps liefert unser Whitepaper zum gleichen Thema, das die Aufgaben im Cash Management sowie die Herausforderungen und Lösungen näher analysiert. Sie können Ihr Whitepaper hier herunterladen.

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