Bessere Berichte mit visueller Erzählführung

Building a Better Report_HEADER
Kent Clark author pictureAutor: Kent Clark

Bei der Erstellung von Berichten ist die Versuchung oft groß, ausschließlich Zahlen und Fakten zu zeigen. Dagegen lässt sich schwer etwas einwenden. Gleichzeitig kann es aber auch schwierig sein, ausschließlich auf der Grundlage solcher Daten überzeugende Argumente vorzubringen. Die Hörerschaft wird überschüttet mit Daten, die sie in keinen Kontext bringen kann. Man vergisst die Zahlen wieder bzw. auch, warum diese wichtig sind. Genau deshalb sollte eine gute Präsentation eine visuelle Geschichte erzählen.

Es liegt in der menschlichen Natur, dass wir uns Fakten ganz schlecht merken können. In einer Studie untersuchte ein Professor der Stanford University die Fähigkeit seiner Studenten, sich die Inhalte von Präsentation zu merken. Den Studenten wurden Zahlen zu Kriminalstatistiken in den USA vorgelegt, und sie wurden gebeten, die Ergebnisse in einer einminütigen Präsentation vorzustellen. Im Durchschnitt verwendeten die Studenten in ihrer Argumentation 2,5 Statistiken. Nur einer von 10 erzählte eine Geschichte dazu.  Im Anschluss wurden die Teilnehmer aufgefordert, die Person zu benennen, die die beste Präsentation gehalten hatte. Anschließend wurde ihnen mitgeteilt, das Experiment sei beendet, und man zeigte ihnen ein Video. Während sie das Video schauten, beschäftigten die Studenten sich nicht mehr mit den Präsentationen. Im Folgenden wurden sie jedoch aufgefordert, alles aufzuschreiben, woran sie sich erinnern konnten. Die Wenigsten erinnerten sich an mehr als zwei Dinge, manche sogar an gar nichts. Nur 5% konnte eine Statistik benennen… aber 63% erinnerten sich an die Geschichte.

Vor diesem Hintergrund möchte ich in diesem Beitrag darauf eingehen, wie visuelle Geschichten effektiv eingesetzt und Berichte damit bereichert werden können.

Ist der Beitrag autorengetrieben, lesergetrieben oder beides?

Eine autorenzentrierte Präsentation hat eine einzige klare Linie, was die Daten angeht, hat eine klare Aussage und ist wenig interaktiv. Dazu zählen Reden auf der Bühne oder Schulungen.

Bei autorengetriebenen Beiträgen bestimmt der Redner bzw. Schreiber das Tempo und den Inhalt.

Im Gegensatz dazu hat eine lesergetriebene Präsentation keine klare Linie bei der Vorstellung von Daten und Fakten. Bei einem stark lesergetriebenen Ansatz gibt es auch quasi keine klare Aussage. Dafür kann ein solcher Beitrag interaktiv sein. Dazu zählen Treasury-Analysen oder Berichte in interaktiver Form (z.B. Spreadsheets).

Bei einer lesergetriebenen Präsentation entdeckt der Leser die Inhalte, ohne klare narrative Struktur.

Teilweise werden beide Ansätze kombiniert. Ein gutes Beispiel hierfür ist der sog. Martini-Glas-Ansatz: Zu Beginn ist die Erzählstruktur sehr eng gefasst, und gegen Ende wird mehr Raum für eine individuelle Betrachtung des Themas eingeräumt.

Wer ist die Zielgruppe?

Die Bedürfnisse der Zielgruppe sollten ganz stark bedacht werden. Handelt es sich um eine Präsentation, die sich an Entscheidungsträger richtet? Einen Bericht für Manager?

Wenn eine visuelle Darstellung gewählt wird, muss diese sich unbedingt nach dem Wissensstand des Zielpublikums richten:

  • Manager erwarten  sehr ausführliche Informationen, die konkret greif- und umsetzbar sind. Detailinformationen sind gewünscht.
  • Führungskräfte haben  nur die Zeit, die Wichtigkeit abgewogener Wahrscheinlichkeiten einzuschätzen und entsprechende Rückschlüsse zu ziehen.

Die Verwendung archetypischer Geschichten

Dienen die vorgestellten Daten zur Erläuterung eines beunruhigenden Sachverhalts? Steht hier ein potenzieller Markt einem Ziel gegenüber? Die Vorstellung einer neuen Idee? Tatsächlich entsprechen alle diese Szenarien bekannten, archetypischen Erzählungen. Hier können Verfasser sich Inspiration holen, wie bereits vorliegende Daten strukturiert und dadurch einprägsam gemacht werden können.

Werfen wir einen Blick auf die „Vier dominierenden Erzählstrukturen“ von Orson Scott Card:

Charaktere

Wir interessieren uns für persönliche Charaktere. So kann es im Rahmen einer Präsentation hilfreich sein, auf beteiligte Personen zu verweisen. Das heißt nicht, dass wir aus dem Nähkästchen der Buchhaltungsabteilung plaudern sollen. Es sollte die Rolle des eigenen Teams für den vorgestellten Sachverhalt hervorgehoben werden.

Kommentierung

Kommentare und Anmerkungen liefern einen Kontext und geben nähere Informationen oder eine Interpretation der vorgestellten Zahlen und Fakten. Dazu zählen „Details-auf-Nachfrage“: d.h. mehr Information erscheint, wenn an dieser bestimmten Stelle eine Interaktion stattfindet. Durch solche Kommentare werden Unklarheiten beseitigt und das Verständnis des Themas erhöht.

Einheitliche visuelle Semantik

Diese etwas umständliche Aussage heißt lediglich, dass sich eine visuelle „Sprache“ durch die Präsentation ziehen sollte. Dazu zählt die einheitliche Verwendung von Hervorhebungen (Farbe, Größe, Fettschrift), semantisch einheitliche Farbcodes und ähnliche Platzierung von Elementen.

Kürzen, kürzen, kürzen

Man sollte sich seine Präsentation als ein Zusammenspiel aus Signalen und Störgeräuschen vorstellen. Was soll eigentlich vermittelt werden? Das ist das Signal. Was nicht dazu beträgt, ist ein „Störgeräusch“. Es sollte genau geprüft werden, ob die in einem Beitrag enthaltenen Elemente wirklich zielführend sind.

Das Signal sollte aber nicht unterbrochen werden: Eine gute visuelle Präsentation kann auch alleine stehen und bietet genügend Informationen, um die Aussage zu verstehen, ohne dass etwas erklärt werden muss.

 

Bessere Berichte dank besserer visueller Geschichten

Der springende Punkt für eine erfolgreiche Präsentation ist die Fähigkeit, aus den vorhandenen Informationen einen visuellen Erzählstrang bilden zu können. Dafür muss berücksichtigt werden, an wen sich der Beitrag richtet, was der Erzählansatz ist, wie Unklarheiten möglichst vermieden werden können, wie eine visuelle Sprache aufrecht erhalten werden kann, und wie Signale von Störgeräuschen getrennt werden können. All diese Elemente machen eine Präsentation einprägsam.

Lassen Sie uns reden!

Sie möchten mehr über unsere Lösungen erfahren? Das freut uns. Denn wir würden auch gerne mehr über Sie erfahren. Melden Sie sich einfach.

Mit dem Absenden des Kontaktformulars erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet werden. Weitere Informationen und Widerrufshinweise finden Sie in der Datenschutzerklärung.