Der Schlüssel zu Projektmanagement-Standards

„Das Standardprojekt gibt es eigentlich nicht, aber…“
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Katja Franz author pictureAutor: Katja Franz

In den letzten Monaten widmeten sich bereits einige unserer Treasury-Matters-Beiträge dem Thema Projektmanagement. So auch heute wieder, wo es darum gehen soll, wie man Projektmanagement als Unternehmen am optimalsten umsetzt. BELLIN ist ein international aufgestelltes Unternehmen mit Kunden und Partnern weltweit und Standorten in Deutschland, Kanada und Großbritannien. Damit einher gehen selbstverständlich auch Projektmanagement-Erfahrungen in den verschiedensten Ländern. Heute sprechen wir mit drei unserer Consultants um herauszufinden, was für sie effektives Projektmanagement ausmacht: Nancy Bredin, die in Kanada für BELLIN tätig ist, Katja Franz mit Standort Deutschland und Lena Pennington aus London.

Die verschiedenen Projektmanagement-Stufen

Was genau umfasst Projektmanagement? Im Corporate Treasury haben wir es im Allgemeinen mit einem dreistufigen Prozess zu tun: die Vorprojekt-/Vertriebsphase, die Implementierungsphase und die Nachprojektphase. Was gilt es dabei jeweils zu beachten?

Lena Pennington: „In der Vorprojekt- bzw. Vertriebsphase werden mit dem interessierten Unternehmen zunächst ein möglicher Zeitplan sowie Inhalte der in diesem Zusammenhang empfohlenen Consulting-Tage besprochen. Anschließend findet ein Kick-off-Meeting statt, bei dem dieser Zeitplan sowie der Projektauftrag erneut überprüft werden. Aus britischer Sicht kann ich sagen, dass Kommunikation für die anschließende Implementierungsphase ganz besonders wichtig ist. Dazu zählt auch, in regelmäßigen Abständen (z.B. monatlich) den Gesamtstatus des Projektes zu überprüfen und zu aktualisieren, den Zeitaufwand transparent zu machen sowie den Fortschritt des Projektes zu messen, indem der Zeitplan und die Hauptziele herangezogen werden: Wie weit sind wir? Gab es Verzögerungen oder Probleme? Welche Aktionspunkte konnten festgehalten werden und wurden diese auch klar an alle Mitglieder des Projektteams weitergegeben? Es muss allen klar sein, wo das Projekt steht und was als nächstes ansteht. Wenn die Implementierung dann abgeschlossen ist, nimmt der Kunde das Projekt ab, und der Relationship Manager wird der Hauptansprechpartner.“

Größe des Teams und des Projektes

Lena Penningtons Zusammenfassung gibt uns einen umfassenden Einblick in die verschiedenen Projektmanagement-Stufen, die von BELLIN betreut werden. Gilt das aber nur für Großbritannien? Dazu Katja Franz:

„Wir haben grundsätzlich die gleiche Herangehensweise und dieselben Abläufe. Darüber hinaus ist aus meiner Sicht zu betonen, dass es vor allem die Größe eines Teams bzw. des Projektes sind, die das Projekt ausmachen. Sie bestimmen am ehesten, wie viel Projektmanagement und Dokumentation benötigt (und/oder erwartet) werden. So braucht ein kleineres Team im Rahmen des Projektmanagements u.U. eine engere Begleitung, um immer die wesentlichen Punkte im Auge zu behalten und ein größeres Projekt voranzubringen. Bei einem größeren Kunden hingegen bedarf es vielleicht umfangreicheren Projektmanagements, um die vielen verschiedenen Beteiligten zu koordinieren. Bei ganz kleinen Projekten haben wir manchmal die Situation, dass angehende Neukunden am liebsten ganz ohne Projektmanagement auskommen würden. Wir sind allerdings fest davon überzeugt, dass jedes Projekt irgendeiner Form von Projektmanagement bedarf, wenn wir gute Arbeit abliefern wollen. Wir sehen es daher als unsere Pflicht, jedem Kunden die Hilfe und Unterstützung zu bieten, die dieser benötigt, und damit geht immer ein Mindestmaß an Projektmanagement einher. Für uns ist es absolut unerlässlich, die Prioritäten des Kunden zu kennen und dessen Aufbau zu verstehen, um das Projekt und die Prozesse mit betreuen zu können. Zwischen BELLIN und dem Kunden muss Einigkeit bestehen, was den Umfang und die Inhalte des Projektes angeht. Nur so können wir unser Software-Angebot optimal auf die Anforderungen des Kunden abstimmen: Was bringen wir mit, das die Anforderungen des Kunden voll abdeckt?“

Die Komplexität eines Projektes

Neben der Größe eines Projektes bzw. des Teams gibt es für Nancy Bredin noch einen weiteren zentralen Punkt, nämlich die Komplexität eines Projektes: „Je mehr Funktionalitäten, je mehr externe Systeme (z.B. Buchhaltungssysteme) und je mehr Module implementiert werden sollen, desto komplexer wird das Projekt. Und je komplexer das Projekt, desto anspruchsvoller werden die Anforderungen an die Kommunikationsstandards, und das wiederum bedeutet umfangreichere Anforderungen an das Projektmanagement.

Bei einem unkomplizierten Standardprojekt kommt man evtl. mit eingeschränktem Projektmanagement aus, aber bei komplexeren Projekten muss auf jeden Fall gewährleistet sein, dass alle eine klare Vision verfolgen und alle relevanten Stakeholder mit eingebunden sind. Während Kunden sich bei Treasury-Themen im Zusammenhang mit dem Projekt meist zu Hause fühlen, tun sich manche schwerer mit weitergehenden Themen wie beispielsweise Formaten im internationalen Zahlungsverkehr. Für so manchen bedeutet das Neuland und erhöht die Komplexität des Projektes. Hier sind eine engere Betreuung, Schulungen und mehr Dokumentation notwendig, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten. Bei den komplexeren Projekten sind oft auch Stakeholder aus unterschiedlichen Abteilungen beteiligt, die sich um unterschiedliche Aspekte kümmern und damit auch unterschiedliche Motivationen mitbringen, wenn es um den Projektabschluss geht. Dem Treasury Team geht es vielleicht vor allem darum, im Cash Management die Prozesse zu verschlanken, während der Buchhaltung der automatische Kontenabgleich viel wichtiger ist.  Das macht es unverzichtbar, sämtliche Stakeholder über den Status des Projektes auf dem Laufenden zu halten und ihnen im Laufe des Projektes regelmäßig Aktionspunkte mitzugeben, wöchentliche Telefontermine anzusetzen und den Projektplan zu aktualisieren. Kurz gesagt: Je komplexer ein Projekt ist, desto wichtiger ist Projektmanagement.“

Wir bei BELLIN haben die Aufgabe, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Projektanforderungen genau abstecken zu können. Dabei sind wir überzeugt, dass Projektmanagement jedem Projekt zugutekommt, und sei es nur, damit alle am gleichen Strang ziehen, wenn es darum geht, welche Ziele wie erreicht werden sollen. Letztlich sind die Projektstufen, die Größe von Projekt und Team und die Komplexität des Projektes ausschlaggebend dafür, wie genau Projektmanagement Anwendung finden kann.

 

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