Einführung eines Treasury Management Systems: Best Practices

Sofort loslegen oder Prozesse überarbeiten? Wie Sie Ihre TMS-Implementierung am besten angehen
Einführung Treasury Management System

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Hung Nguyen author pictureAutor: Hung Nguyen

Sie stehen vor der Einführung eines Treasury Management Systems. Zunächst einmal herzlichen Glückwunsch! Sie haben sich für ein TMS für Ihr Unternehmen entschieden. Hinter Ihnen liegen anstrengende Wochen, in denen Sie Ressourcen mobilisiert, Teams zusammengebracht, Budgetpläne erstellt, Ihr Steering Committee überzeugt und den RfP-Prozess bewältigt haben.

Jetzt stehen elementare Entscheidungen an. Welchen Weg werden Sie bei der Einführung des Treasury Management Systems beschreiten? Möchten Sie einfach direkt loslegen, oder wünschen Sie sich eine umfassende Anpassung der Prozesse? Tatsächlich ist dies eine Frage, die Unternehmen sich sehr früh stellen sollten, bereits wenn Sie sich zur Anschaffung eines TMS entschließen.

Lassen Sie uns daher einen Schritt zurückgehen. Warum suchen Sie überhaupt nach einem Treasury Management System? Wenn Sie die konkrete Entscheidung zur Investition in ein solches System getroffen haben, dann sind Sie sich bereits gewisser Herausforderungen im Unternehmen bewusst, die Sie mit Technologie zu lösen hoffen. Selbstverständlich können Sie ein Treasury Management System einführen und damit direkt einige dieser Hürden überspringen. Komplexere Sachverhalte lösen Sie allerdings unter Umständen nicht so einfach.

Unsere Kollegin Katja Franz – die bereits bei unzähligen Systemeinführungen und Beratungsprojekten beteiligt war – hat zu diesem Thema in The Global Treasurer ebenfalls einen Artikel veröffentlicht, in dem sie auf die wichtigsten Vorteile und Prozesse bei der Einführung eines Treasury Management Systems eingeht. Darin kommentiert sie:

Eine „Fertiglösung“, mit der Sie direkt loslegen können, kann immer nur die halbe Miete sein. Warum sage ich das? Jedes System ist zunächst einmal nur ein Tool. Wie Sie dieses System praktisch nutzen, entscheidet darüber, wie viel Mehrwert es Ihnen bringt. Prozesse und Technologie müssen aufeinander abgestimmt sein. In den meisten Fällen müssen dafür bestehende Prozesse analysiert und Schwächen sowie Potenziale herausgearbeitet werden. Wenn Sie Ihre bestehenden Prozesse nicht vor oder während der Einführung eines Treasury Management Systems analysieren, dann ist der Versuch, das System den Prozessen „aufzustülpen“ zum Scheitern verurteilt. Das System kann Ihrem Unternehmen mit Blick auf Transparenz, Sicherheit, Effizienz und Vernetzung dann nicht das bieten, was eigentlich möglich wäre.

Ein besserer Ansatz

Geht es auch anders? Auf jeden Fall! Bei der Einführung eines Treasury Management Systems müssen verschiedene Abteilungen und Geschäftsbereiche zusammenarbeiten. Gewisse Umbrüche sind da unvermeidlich. Genau diese Veränderungen können aber genutzt werden, um die Prozesse eines Unternehmens so anzupassen, dass das TMS vollen Mehrwert liefert.

Hier ist ein Beispiel: Eine der täglichen Aufgaben von Treasurinnen und Treasurern sind Cashflow-Prognosen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Woher bekommt Ihr Unternehmen die Daten für eine solche Planung? Erhalten Sie die Zahlen per E-Mail? Gibt es bei Ihnen ständig kurzfristige Änderungen, vielleicht noch am selben Tag? Pflegen die verschiedenen Geschäftsbereiche und Regionen Excel-Tabellen? Wie viel Zeit verwenden Sie darauf, diese Informationen zu sichten und zusammenzuführen?

Wie wäre es stattdessen mit einem Prozess, der für alle User klare Zeitvorgaben macht, wann sie ihre Zahlen direkt im neuen Treasury Management System erfassen? Dabei ist jeder User und jede Gesellschaft für die Richtigkeit ihrer Plandaten verantwortlich. Noch einen Schritt weiter geht der automatische Import von Kontoauszügen, damit alle Nutzer stets aktuelle Informationen zur Verfügung haben. So beginnen Sie Ihren Tag mit einem klaren Überblick: Sie haben Zeit für strategische Analysen statt herumzurechnen und Kontoauszüge einzusammeln. Kontoüberträge, Überweisungen und Geschäftsabschlüsse erledigen Sie frühzeitig ohne Stress und Zeitdruck.

Anforderungen an interne Prozesse

Was wird Ihrem Unternehmen dabei abverlangt? So abschreckend es auf den ersten Blick klingen mag: eine echte Überarbeitung der Prozesse. Die Vorteile sind immens, und die Rentabilität hoch. Einerseits nutzen Sie Ihre Technologie dann so, dass Sie Ihnen viel mehr Mehrwert liefert. Die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens wird von Grund auf verändert, und Sie arbeiten effizienter, geradliniger und sicherer. Andererseits sorgen Sie auf diesem Wege für Modernisierung, und zwar nicht nur bei den Finanzsystemen, sondern im gesamten Unternehmen. Sie setzen die Messlatte neu, was die Leistung von Abteilungen angeht. Dieses Zukunftsszenario unterscheidet sich maßgeblich von Ihrer jetzigen Situation und versetzt Ihr Unternehmen in die Lage, auf zukünftige Herausforderungen agil und dynamisch zu reagieren.

Diese Entwicklung ist ein Prozess. Wie aber gelingt Ihnen der Schritt von bestehenden zu zukünftigen Prozessen? Am Anfang steht eine detaillierte Aufstellung aller Tätigkeiten und Personen, die das Treasury Management betreffen. In den meisten größeren Unternehmen können die Konzernrevision oder Controller hier behilflich sein.  Sie sollten die meisten Informationen zur Hand haben. Was zukünftige Prozesse angeht, haben Sie bereits eine Anforderungsliste für die Einführung eines Treasury Management Systems erstellt. Daran können Sie sich bei der Festlegung neuer Prozesse orientieren. Dafür benötigen Sie Experten im Unternehmen, externe Berater oder am besten Beratung direkt von Ihrem Treasury-Systemanbieter. Beratung vom Systemanbieter ist deshalb ideal, weil die Experten dort nicht nur das System wie ihre Westentasche kennen, sondern auch strategisches Wissen und Erfahrung mitbringen. Technologie und Prozesse werden ganzheitlich betrachtet.

Wer Sie letztlich begleitet, sollte Sie dabei unterstützen, zukünftige Prozesse zu planen, Standardisierungspotenziale zu heben, Reibungsverluste zu vermeiden und für eine bessere Vernetzung und Kollaboration zu sorgen.

Veränderungsmanagement: die Grundlage für langfristigen Erfolg

Sie brauchen ein starkes Team im Bereich Veränderungsmanagement oder entsprechende Experten, um einen Plan zu erarbeiten, wie Sie derzeitige Prozesse ablösen und neue einführen. Dieser Plan ist Teil einer Strategie, die parallel zur Einführung eines Treasury Management Systems umgesetzt wird. Veränderungsmanagement ist nicht einfach. Unternehmen, Nutzer und Systeme lehnen Veränderungen oft ab und legen den Projekten Stolpersteine in den Weg, die ein Unternehmen vom Kurs abbringen können. Vieles lässt sich durch eine strategische Kommunikationsstruktur verhindern: frühzeitige Kommunikation, Miteinbeziehung und Information sowie transparenter Dialog mit den Endnutzern. Sie werden nicht erfolgreich sein, wenn Sie jene Personen gegen sich aufbringen, die von den Veränderungen am meisten betroffen sind. Es bedarf viel Überzeugungsarbeit und gezielter Schulungen, damit möglichst alle mitmachen. Umso besser, wenn Sie Ihre Kollegen dann sogar für die Veränderungen begeistern können. Ja, das gibt es wirklich!

Zusammenfassung

Wenn Sie alles richtigmachen, liefern Sie Ihrem Unternehmen nicht nur ein großartiges Treasury Management System, sondern verändern und verbessern Prozesse abteilungsübergreifend und konzernweit von Grund auf. Was meinen Sie? Mit welchem Ansatz bei der Einführung eines Treasury Management Systems erzielen Sie nun die beeindruckenderen Ergebnisse: Indem Sie einfach loslegen? Oder mit einer Treasury-Management-Systemlösung, die Ihr Unternehmen revolutioniert und modernisiert?

BELLIN bietet deshalb nicht nur ein Treasury Management System, sondern auch entsprechende Beratung. Mit unseren intuitiven Lösungen kümmern Sie sich um Ihren Zahlungsverkehr, Ihr Cash Management, Betrugsprävention und vieles mehr: Das System bietet sämtliche Funktionalitäten, die Sie benötigen. Unsere Beratung unterstützt Sie dabei, das System optimal zu nutzen. Das Zusammenspiel aus Technologie und Beratung macht die Musik.

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