Migration in die Cloud: Mehr Sicherheit und einfacheres Treasury Management

Interview mit Gunnar Pape, Manager Group Treasury bei Sartorius AG, über die Ablösung der Onsite-Installation
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Gunnar Pape author pictureAutor: Gunnar Pape

Anja Biehler author pictureAutor: Anja Biehler

Sie waren die Pioniere von einst: Treasurinnen und Treasurer, die bereits vor vielen Jahren auf ein Web-basiertes Treasury Management System gesetzt haben, um die Prozesse im Treasury so effizient und sicher wie möglich aufzusetzen. Der Implementierungsstandard damals hieß Onsite-Installation. Im Gegensatz dazu gilt heute die Cloud als modernste und auch sicherste Art und Weise, ein Treasury System zu betreiben. Wir haben unseren Kunden Sartorius gefragt, warum sich das Unternehmen für die Migration in die Cloud entschieden hat und wie es dabei vorgegangen ist.

Sartorius ist seit 2012 Kunde bei BELLIN. Warum hatte sich Sartorius damals für eine Onsite-Installation entschieden?

Wir sind ein extrem schnell wachsendes Unternehmen. Ein Gefühl für unsere Wachstumsdynamik vermitteln sicher unsere Umsatzzahlen: 2005 hatte Sartorius einen Umsatz von 500 Mio. Euro, für 2020 planen wir einen Umsatz von 2 Milliarden, und 2025 streben wir einen Umsatz von 4 Milliarden Euro an. Dieses konstante und rasante Unternehmenswachstum war der Hauptgrund dafür, ein Treasury Management System zu implementieren. Allerdings war es damals von der Denkweise her und auch aus Compliance-Gründen für unsere Rechtsabteilung und unsere IT nicht möglich, die Daten der Finanzabteilung in eine Cloud zu geben.

2018 haben Sie dann doch den Sprung in die Cloud gewagt. Welche Gründe haben Sie zur Migration in die Cloud bewegt?

Zwei Gründe gaben den Ausschlag, die Onsite-Installation zu hinterfragen und nach Verbesserungen zu suchen: Das eine Thema hieß Automatisierung zur Reduzierung der Arbeitsbelastung, das andere Betrugsprävention und Schutz vor Cybercrime. Mit dem Umzug in die Cloud konnten wir durch die Automatisierung zahlreicher Prozessschritte im Cash Management und im Zahlungsverkehr den Arbeitsaufwand um 80% verringern. Mit den Automatisierungen und der Verlagerung unseres Treasury in die Cloud konnten wir auch die Angriffsmöglichkeiten für Betrug dramatisch reduzieren.

80% weniger Aufwand im zentralen Cash Management durch die Migration in die Cloud ist enorm. Wo lagen die Einsparpotenziale?

Der Vorteil der Cloud ist, dass wir in einer einzigen Umgebung arbeiten. Zu der Höhe der Einsparungen muss man wissen, dass wir bei der Implementierung der BELLIN-Lösung 2012 mit der Harmonisierung unserer bestehenden Bankenstruktur gleichzeitig auch die Zentralisierung des globalen Cash Managements angegangen sind. So konnten wir gruppenweit die Anzahl unserer Konten von 600 auf 60 reduzieren. Die Reduzierung um 90% bedeutete zwar auch eine ganze Menge Einsparungen bei Kosten und Aufwand in den einzelnen Einheiten, der Aufwand in der Zentrale allerdings stieg durch die Verlagerung aller Tätigkeiten im Cash Management immer stärker an. Und dazu kam noch der eben erwähnte nicht unerhebliche Umsatzzuwachs bei Sartorius. Wir standen vor der Wahl: Entweder zusätzliche Mitarbeiter einstellen oder ab in die Cloud.

Prozessautomatisierungen an sich benötigen rein technisch keinen Cloud-Betrieb des Treasury Management Systems von BELLIN. Warum war für Sartorius die Migration in die Cloud dennoch sinnvoll?

Sartorius ist ein global agierendes Unternehmen. Das Thema „Zeitzonen“ hat sich für uns zu einer echten Herausforderung entwickelt: Zu dem Zeitpunkt, an dem unsere asiatischen Gesellschaften Zahlungen vornehmen müssen, ist bei uns noch tiefe Nacht. Und wenn wir den Tag beginnen, mussten wir früher noch auf die Daten aus Amerika warten. In der Cloud benötigen wir keine Übertragungen, wir arbeiten auf einer Plattform in einer einzigen Umgebung zusammen. Natürlich hätten wir die Automatisierungen auch Onsite umsetzen können. Allerdings hätten wir dann weiterhin immer ein gemeinsames Zeitfenster der jeweiligen Gesellschaft und von BELLIN in der Abwicklung benötigt und den abgewickelten Prozess jedes Mal in der Zentrale kontrollieren und tracken müssen. Das ist ein riesiger Zeit- und IT-Aufwand.

Den größten Vorteil in der Cloud-Lösung sehen wir darin, dass wir bei System-Updates, die wir ja allein schon aus Sicherheitsaspekten regelmäßig durchführen müssen, keine eigenen IT-Ressourcen mehr stellen müssen. Das macht BELLIN in der Cloud im Hintergrund.

Welche Prozesse im Cash Management und im Zahlungsverkehr hat das Treasury von Sartorius im Einzelnen automatisiert?

Sartorius hat weltweit das Versenden der Zahlungen vollständig automatisiert. Wir nutzen konzernweit einheitlich das ERP-System SAP, mit dem wir die Zahlungen generieren. So erstellen wir jeden Zahlungslauf in SAP. Darauf folgt der automatische Download auf ein gesichertes Netzlaufwerk, auf das nur wenige definierte Personen Zugriff haben. Von hier aus wird die Datei automatisch und zwar innerhalb von weniger als zwei Sekunden in die Cloud von BELLIN weitergeleitet und die Zahlungen versendet. Somit konnten wir sicherstellen, dass die Zahlungsdatei nirgendwo mehr zwischengespeichert wird. Die Gefahr von Manipulation oder versehentlicher Doppelung ist ausgeschlossen.

Für das Abholen der weltweiten Kontoauszüge haben wir einen virtuellen User erstellt, der zeitgesteuert ausschließlich Kontoauszüge abholt und importiert. Auch für die Währungsgeschäfte nutzen wir einen virtuellen User: Wir handeln auf 360T, das Geschäft wird automatisch in das System von BELLIN hochgeladen, der Matching-Prozess ist vollständig digitalisiert und automatisiert bis hin zur Zahlungsabwicklung bei Fälligkeit. Wir haben die Frequenz zur Abholung der Kontoauszüge und FX-Geschäfte auf 25 Minuten eingestellt.

Welche Sicherheitsvorkehrungen habe Sie bei diesen automatisierten Prozessen getroffen? Welchen Vorteil bietet die Migration in die Cloud bzw. die Cloud-Installation?

Das System von BELLIN bietet unabhängig von der Cloud ein integriertes Rollen- und Rechtekonzept, mit dem sich die funktionale Trennung der Aufgabenbereiche sowie ein Mehr-Augen-Prinzip in den Prozess integrieren lassen. Bevor das Treasury in die Cloud gezogen war, hatten wir folgenden Zahlungsverkehrsprozess: Die Zahlungen wurden im System von BELLIN eingestellt, im System unterschrieben und vor dem Versand durch das zentrale Treasury nochmals kontrolliert. Nach dem Umzug in die Cloud konnten wir auf die abschließende Sichtkontrolle durch das Einziehen von Intraday-Limits auf unseren Konten verzichten. Wenn bei einer Zahlung versehentlich das Komma verrutscht ist und aus einem Tausenderbetrag plötzlich eine Million geworden ist, poppt der Vorgang im zentralen Treasury auf.

Mit der App BELLIN Connect werden wir im zentralen Treasury überall auf der Welt informiert, falls versucht wurde, ein Limit zu überschreiten und können sofort reagieren. Auch hier sehen wir große Vorteile des Cloud-Betriebs: Zusammen mit der App sind wir in den wesentlichen Treasury-Aufgaben immer handlungsfähig, egal wo wir uns befinden. Die mobilen Anwendungen haben uns im Treasury noch schneller und enorm nach vorn gebracht.

Wie sicher ist die Cloud, in der das System von BELLIN betrieben wird? Wie hoch ist Ihr Aufwand, Ihr System vor Cyberangriffen zu schützen?

Die Cloud von BELLIN ist eine private Cloud, die von BELLIN selbst entwickelt und eigenständig betrieben wird. Auch gewährleistet BELLIN einen 24/7/365-Schutz vor Hackern oder anderen Angriffen. Indem wir die Verantwortung für die Sicherheit des Treasury Management Systems in die Hand von BELLIN legen konnten, hat sich unser Aufwand in der IT auf nahezu Null reduziert. Alle sicherheitsrelevanten Anpassungen spielt BELLIN mit den System-Releases im Hintergrund ein.

Bevor wir mit dem Treasury System in die Cloud gezogen sind, mussten wir prüfen, ob unsere Anforderungen an die Sicherheit passen. Der Abgleich der Zertifikate und Sicherheitsbedarfe verlief reibungslos und wird jährlich kontrolliert und wiederholt.

Wie verlief die Migration des Treasury Management Systems von BELLIN von der Onsite-Installation zur Cloud?

Als wir die ersten Überlegungen anstellten, das Treasury System in die Cloud zu verlagern, hatten sowohl unsere eigene IT und als auch die Experten von SAP große Bedenken. Aber dann war es spielend einfach. Die Konnektivität zu BELLIN war über den BELLIN Payment Gateway bereits geschaffen. Wir haben parallel Tests durchgeführt und das System in der Cloud von BELLIN nach vier Wochen live geschaltet. Sicherheitshalber hatten wir zwei interne SAP-Spezialisten für zwei Tage bereitgestellt, falls Probleme auftauchen würden. Wir hatten nicht eines.

Über Sartorius

Der Sartorius Konzern ist ein international führender Pharma- und Laborzulieferer. Sein Geschäft basiert auf zwei Säulen: Bioprocess Solutions steht für etwa drei Viertel des Umsatzes und trägt als Biopharmalieferant dazu bei, dass biopharmazeutische Medikamente und Impfstoffe sicher und effizient hergestellt werden. Die zweite Säule ist der Bereich Lab Product & Services, der mit Premiumprodukten und Services, wie Laborwaagen, Pipetten oder Instrumenten für die Bioanalytik Forschungs- und Qualitätssicherungslabore vor allem aus der Pharmabranche und akademischen Forschungseinrichtungen bedient. Sartorius blickt auf eine 150 Jahre lange Geschichte zurück und ist insbesondere im letzten Jahrzehnt dynamisch gewachsen. Sartorius ist im TecDax notiert. Im Geschäftsjahr 2018 beschäftigte es 8.125 Menschen weltweit und erzielte einen Umsatz von etwa EUR 1,57 Mrd.

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