Scoping-Workshop im Treasury Management

So schaffen Sie die perfekten Rahmenbedingungen für Ihr Treasury Management System
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Michael Bach author pictureAutor: Michael Bach

Katja Franz author pictureAutor: Katja Franz

Die Suche nach dem richtigen Treasury Management System ist für Unternehmen oft eine echte Hürde und kostet zudem viel Zeit. Auch deshalb sollten Sie nichts dem Zufall überlassen. Sorgen Sie dafür, dass sich die investierte Zeit auch wirklich lohnt: mit einem Scoping-Workshop.

Viele Unternehmen starten ihre Suche nach der passenden Technologie mit einem langen Fragenkatalog. Derartige, oft in einem RfP (Request for Proposal) bzw. Auswahlverfahren zusammengestellte Fragen können durchaus ein sinnvolles Mittel sein. Oft jedoch gibt es zielführendere Wege, um dafür zu sorgen, dass Sie wirklich das bekommen, was Sie benötigen. Einer der effektivsten Wege ist ein Scoping-Workshop.

Was ist ein Scoping-Workshop?

In einem Scoping-Workshop werden die genauen Anforderungen an eine Lösung herausgearbeitet, unabhängig davon, ob ein Unternehmen sich bereits für einen Anbieter entschieden hat oder nicht. Dieser Workshop liefert den „Startschuss“ im Projektmanagement und hilft, die Implementierung und den Rollout zu gestalten, zu strukturieren und vorzubereiten. In einem Scoping-Workshop geht es darum, die Anforderungen, Prozesse und Ressourcen Ihres Unternehmens mit den Funktionen im System in Einklang zu bringen. So stellen Sie sicher, dass sich Technologie und Rahmenbedingungen optimal gegenseitig ergänzen und Sie das Systempotenzial voll ausschöpfen können.

Im Idealfall führt der Systemanbieter selbst den Scoping-Workshop durch – entweder während des Auswahlprozesses oder im Anschluss daran – bevor das System implementiert wird. An diesem Workshop nehmen alle relevanten Stakeholder im Unternehmen aus den verschiedensten Abteilungen teil. Besprochen und genau analysiert werden sowohl Systemfunktionalität als auch Rahmenbedingungen.

Selbstverständlich hängt die genaue Ausgestaltung eines Scoping-Workshops vom jeweiligen Unternehmen ab. Dennoch gibt es bestimmte Parameter, die auf fast alle zutreffen:

  • Mit welcher Funktionalität lassen sich meine Anforderungen am besten erfüllen?
  • Welche Prozesse gibt es in meinem Unternehmen?
  • Welche dieser Prozesse sollten beibehalten werden, und welche sollten mit Blick auf das System angepasst werden?
  • Wie sollte mein Projektplan aussehen?
  • Sollte es verschiedene Projektabschnitte geben?
  • Wer sollte in der angedachten Lösung welche Aufgaben und Rechte haben?
  • Wie können sich Funktionalität und Prozesse optimal ergänzen, um möglichen Betrug zu verhindern bzw. die Sicherheit zu stärken?

Warum brauche ich einen Scoping-Workshop?

Die genauen Fragen hängen vom jeweiligen Unternehmen ab, und das Gleiche gilt für die Argumente für einen Workshop. Es gibt unzählige Gründe, warum sich ein Unternehmen für einen Scoping-Workshop entscheidet. Diese hängen auch davon ab, an welchem Punkt des Auswahlverfahrens ein Unternehmen sich befindet. Das reicht von „Ist ein System überhaupt die passende Lösung für mich?“ bis hin zu „Wie genau löse ich das Thema Banking in meinem Unternehmen?“.

Insbesondere Unternehmen mit relativ komplexen Strukturen und Prozessen sollten sich tatsächlich vorab die Frage stellen: Ist Technologie die beste Antwort auf meine speziellen Herausforderungen oder sollte ich eine Alternativlösung suchen? Andere Unternehmen befinden sich vielleicht mitten im Auswahlprozess und fragen sich, welches System das richtige für sie ist. Wieder andere hinterfragen ihre Prozesse mit Blick auf die neue Funktionalität und mögliche Anpassungen.

Teilweise schlägt auch der Systemanbieter selbst einen Scoping-Workshop vor, nachdem er die derzeitige Situation im Unternehmen sowie die Ressourcen und Prozesse vor Ort erlebt hat und bestimmte Themen identifizieren konnte, die einer optimalen Nutzung des Systems im Wege stehen würden.

Welche Vorteile habe ich von einem Scoping-Workshop?

Jedes Unternehmen, das eine Systemlösung einführt, möchte einen möglichst großen Nutzen erzielen. Diesen Wunsch haben auch alle Scoping-Workshops gemeinsam. Unternehmen möchten von Anfang an wissen, was genau ihr jeweiliges Projekt beinhaltet und wohin es damit gehen soll. Der entscheidende Vorteil eines Scoping-Workshops ist daher ein verlässlicher Rahmen für die Planung.

Oft haben sich Unternehmen zwar für ein System entschieden, sind sich aber unsicher, was die genauen Inhalte und Anforderungen angeht: Wie viele Ressourcen muss ich selbst freimachen und zu welchem Zeitpunkt? Habe ich alle Stakeholder mit einbezogen, und sind diese verfügbar, wenn ich sie brauche? Wie lange wird das Projekt dauern? In einem Scoping-Workshop werden die Stakeholder genau bestimmt, eine verlässliche Budgetplanung aufgestellt und ein klarer Zeitrahmen definiert. Der Scoping-Workshop gibt Unternehmen eine klare Struktur an die Hand, wodurch Ineffizienzen vermieden werden. So verlieren Unternehmen während des Projektes keine Zeit, und die vorab investierte Zeit liefert das Fundament für alle weiteren Schritte.

Neben solch sehr pragmatischen Überlegungen unterstützt ein Scoping-Workshop aber auch dabei, die technologischen Möglichkeiten und die Prozesse abzustimmen, bevor das System live geht – oder zumindest parallel zur Implementierung. Das gibt Unternehmen die Möglichkeit, bestehende Ressourcen und Strukturen kritisch zu begutachten, was so ziemlich jedes Thema angeht: von einer effizienten und sicheren Banking-Lösung über transparentes und verlässliches Cash Management bis hin zur Optimierung des konzerninternen Handels oder eine digitale Trade-Finance-Lösung.

Was muss ich selbst beitragen?

Wie genau unterscheidet sich ein Scoping-Workshop von einer Produkt-Demo? Hier ist es wichtig sich vor Augen zu führen, dass ein Scoping-Workshop zwar eine Dienstleistung des Systemanbieters ist, dass dieser aber nur dann von Erfolg gekrönt sein kann, wenn auch die Unternehmen ihren Beitrag leisten. Es ist schließlich ein Workshop und keine Präsentation. Da ist Input von beiden Seiten gefragt. Bei BELLIN z.B. leiten immer mindestens zwei Consultants einen Workshop, der mindestens zwei Tage dauert. Die Kunden erhalten klare Richtlinien und Vorgaben, welche Informationen vorab von ihnen benötigt werden. Das reicht von der Anzahl möglicher Nutzer bis hin zur Anzahl an Bankkonten.

Eigentlich sollte es eine Selbstverständlichkeit sein: Je genauer die zur Verfügung gestellten Daten, desto passender die daraus gezogenen Schlussfolgerungen. Ein Scoping-Workshop bringt daher durchaus Aufgaben mit sich – aber dieser Aufwand lohnt sich auf jeden Fall und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen auf lange Sicht perfekt aufgestellt ist.

Zuerst veröffentlicht in: bobsguide.com

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