Treasury-Beratung in Krisenzeiten

Treasury-Unterstützung für die wichtige Mission von Save the Children International in Zeiten von COVID-19
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Sarah Norman author pictureAutor: Sarah Norman

Treasury-Abteilungen sind doch eh alle gleich! Wer so etwas behauptet, hat noch nie die Treasury-Abteilung einer NGO erlebt. Zwar sind die Grundthemen – von Cash Management bis FX-Risikomanagement – dieselben, aber für NGOs gibt es ganz besondere Herausforderungen. Hier sind eingehende Beratung und Begleitung Gold wert, gerade in der Krise.

In Zeiten von Globalisierung, rasantem Tempo in internationalen Märkten und im besten Fall turbulenten Rahmenbedingungen sind Treasury-Abteilungen essenziell auf technologische Unterstützung angewiesen. Für NGOs und andere humanitäre Organisationen ist dies aber gar nicht so einfach umzusetzen, da sie besondere Finanzierungsstrukturen, Herausforderungen bei der Verteilung von Geldern und andere spezielle Anforderungen berücksichtigen müssen.

TMS, Beratung und Begleitung für das Treasury in NGOs

Dabei können gerade NGOs ganz besonders von einem globalen TMS und der damit einhergehenden Transparenz und Kontrolle profitieren. Sie sind fast immer dezentralisiert aufgebaut und oft in Ländern tätig, in denen wenig Infrastruktur vorhanden ist. Genau deshalb engagiert sich BELLIN seit Langem, um auch NGOs die Arbeit mit einem TMS zu ermöglichen: mit Gratis-Lizenzen für tm5.

So begann 2014 auch die Zusammenarbeit zwischen Save the Children International und BELLIN. Was ursprünglich „nur“ als Software-Implementierung des TMS tm5 geplant war, wurde schnell zu einem größeren Projekt. Save the Children International wünschte sich eingehende und zielgerichtete Beratung und Begleitung vom Consulting Team von BELLIN, um ihr TMS optimal zu nutzen.

Save the Children International: das Treasury hinter der Mission

Save the Children International setzt sich dafür ein, dass jedes Kind sein Potenzial voll entfalten kann. Die NGO ist in ca. 115 Ländern in unterschiedlichen Projekten tätig. Dazu werden ca. 500 Bankkonten bei 110 Banken weltweit genutzt.

Die besonderen Treasury-Herausforderungen für NGOs

Save the Children International bat BELLIN um zusätzliche Beratung, da die Organisation als NGO besondere Herausforderungen hat. Wie genau aber unterscheidet sich das Treasury Management bei einer NGO?

Komplexe Organisationsstrukturen
Save the Children ist ein weltweiter Verbund und besteht aus 30 Länderorganisationen, wovon 17 auch Spenden für Programme und Hilfsprojekte außerhalb ihres Gebietes sowie für Save the Children International sammeln. Im Rahmen des Save the Children Verbundes ist Save the Children International dafür zuständig, Programme und Hilfsmaßnahmen dort durchzuführen, wo die 30 Länderorganisationen nicht vertreten sind. Dabei tritt Save the Children International fast ausschließlich als eine juristische Person auf, sprich eine Gesellschaft. Das ermöglicht auch eine vollständig zentralisierte Treasury-Struktur. Das zentrale Treasury Team arbeitet eng mit den Länderorganisationen zusammen, um sicherzustellen, dass Gelder schnell ans Ziel kommen. Gleichzeitig versorgt es die 68 Vertretungen weltweit selbst mit Geldern.

Herausforderungen im Treasury
Die Länder, in denen Save the Children International tätig ist, machen viele Treasury-Aufgaben zu einer echten Herausforderung.

Dazu zählen:

  • In manchen Ländern gibt es keine oder nur wenige Banken.
  • Das Angebot mancher Bankpartner ist eingeschränkt (z.B. bei der SWIFT-Anbindung).
  • Für manche Länder gelten Sanktionen bzw. Sondergenehmigungen für humanitäre Organisationen. Dafür ist eine besonders enge und transparente Zusammenarbeit mit Banken notwendig, und das durchgängig bis hin zum Routing im Zahlungsverkehr.
  • Aufgrund instabiler Währungen müssen Bilanzen besonders gut überwacht werden, um das FX-Exposure von Save the Children International möglichst gering zu halten. Das ist insbesondere deshalb eine Herausforderung, da bestimmte Hedging-Instrumente nicht in allen Devisenmärkten möglich sind.
  • Schwierigkeiten mit Kontrahenten und Krediten
  • Schwierigkeiten bei der Zahlungsabwicklung

NGO Treasury-Herausforderungen

  • Komplexe Organisationsstrukturen
  • Außergewöhnliche Länder
  • Schnelle Mittelzuweisung
  • TMS-Funktionalität

Zeitkritischer und regelmäßiger Finanzierungsbedarf weltweit
Save the Children International hat einen 14-tägigen Finanzierungszyklus, im Rahmen dessen alle 68 Vertretungen mit Geldern versorgt werden. Oft gehen diese Gelder in Länder, die Treasurer vor große Herausforderungen stellen. Neben der regulären Finanzierung zählt es zum Standard-Service, dass innerhalb von 48 Stunden Notfallgelder bereitgestellt werden können.

Treasury Management in tm5 bei Save the Children International
Wie aber lässt sich all das in einem Treasury Management System abbilden? Tatsächlich ist es so, dass die benötigten Funktionalitäten zwar alle vorhanden sind, zum Teil aber die Prozesse angepasst werden müssen, um den speziellen Herausforderungen einer NGO gerecht zu werden. Das gilt z.B. für Benutzerrechte: In Unternehmen mit traditioneller Mutter-/Tochter-Struktur kann das integrierte Rechtesystem anhand der jeweiligen Gesellschaften abgebildet werden. Da eine NGO wie Save the Children International aber als eine Gesellschaft auftritt, ist das hier keine Option.

Best-Practice-Beratung für Save the Children International

Bevor Save the Children International tm5 von BELLIN einführte, arbeitete das Treasury Team hauptsächlich mit Excel-Tabellen. Dabei mussten Daten immer wieder neu erfasst werden, und es gab keine Standard-Prozesse. Seit das Team mit BELLIN arbeitet, hat sich die Arbeitsweise grundlegend gewandelt. Gemeinsam gelang es Save the Children International und BELLIN nicht nur, den Systemeinsatz zu optimieren, sondern auch Prozesse und Workflows entsprechend abzustimmen und anzupassen. Fast noch wichtiger ist jedoch die vertrauensvolle Beziehung, die so entstand – und die sich Jahre später in der Corona-Krise bezahlt machen würde. Bei der Beratung standen dabei durchgängig folgende Best-Practice-Ansätze für NGOs im Vordergrund:

  • Ungewöhnliche Ideen sind nicht nur gefragt, sondern gefordert, und „so macht man das immer“ sollte kein Argument sein – außergewöhnliche Rahmenbedingungen verlangen nach außergewöhnlichen Lösungen.
  • Im Vordergrund sollte immer das Ziel stehen, das erreicht werden soll, anschließend die Funktionalität und Prozesse gewählt werden, und nicht umgekehrt.
  • Regelmäßige Meetings sollten Teil des Treasury-Alltags werden, um Workflows und Workarounds immer wieder kritisch zu hinterfragen – das TMS ist hier immer Mittel zum Zweck.

Unterstützung für das Treasury Team von Save the Children International in Zeiten von COVID-19

Für das Treasury Team von Save the Children International ist es nichts Ungewöhnliches, dass Prozesse tragfähiger sein müssen als vielleicht in anderen Unternehmen. Dennoch hat die Corona-Krise auch Save the Children International hart getroffen.

Die COVID-19-Pandemie ist ein Stresstest für die Banken- und Zahlungsverkehrsinfrastruktur weltweit, da in vielen Ländern teilweise oder vollständige Ausgangssperren gelten und Banking-Services eingeschränkt sind, was wiederum die Finanzierung zur Herausforderung macht.

Die weltweite Transparenz im Banking und beim Zahlungsverkehr, die das Treasury Team von Save the Children International dank tm5 genießt, ist derzeit Gold wert und ermöglicht es dem Treasury Team, die weltweite Finanzierung weiterhin vollständig zu gewährleisten. Und das obwohl das Treasury Team selbst im Homeoffice arbeitet. Noch viel bemerkenswerter ist, dass das Consulting Team von BELLIN Save the Children International auch in Zeiten von COVID-19 weiterhin bei mehreren wichtigen tm5-Projekten begleitet, die für noch mehr Transparenz sorgen sollen bzw. Routing im Zahlungsverkehr und Straight-Through-Processing weiter optimieren. Alle diese Projekte laufen ungehindert weiter.

Zusammenfassung

In den letzten Wochen haben das Consulting Team von BELLIN und das Treasury Team von Save the Children International sehr eng zusammengearbeitet. Durch diese Unterstützung war es Save the Children International möglich, die Arbeit im Treasury auch in Krisenzeiten nahtlos weiterzuführen und damit die unerlässliche Arbeit mit Kindern weltweit zu unterstützen. Genau darum ging es uns bei BELLIN, als wir unser NGO-Programm vor Jahren ins Leben riefen: Wir möchten andere unterstützen, damit diese ihre Unterstützung liefern können.

Sie möchten mehr über unsere Lösungen erfahren? Melden Sie sich gerne bei uns oder testen Sie tm5, unser intuitives Treasury Management System.

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