Treasury-Potenziale freisetzen

Eine optimale Arbeitsverteilung im Treasury
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BELLIN Marketing author pictureAutor: BELLIN Marketing

Vielleicht haben Sie uns schon einmal bei einer Messeveranstaltung am Stand besucht. Dann wissen Sie auch, dass wir bei BELLIN keine zusätzlichen Lizenzgebühren für weitere Nutzer erheben. Leider ziehen viele daraus lediglich den Schluss, dass wir unseren Kunden so Geld sparen wollen. Das spielt mit Sicherheit auch eine Rolle! Aber die wirklichen Beweggründe hinter diesem Ansatz sind noch viel weitreichender – und auch bedeutungsvoller. Tatsächlich möchten wir, dass unsere Kunden so viele Nutzer wie gewünscht haben können, in so vielen Ländern wie nötig, und diese sollen alle mit der gleichen Software arbeiten können. All das sorgt für ein effizienteres und effektiveres Treasury. Wir sprechen hier von „Load Balanced Treasury®“, und genau dieses Konzept möchte ich Ihnen heute vorstellen. Damit spart man nämlich nicht nur Geld, sondern setzt gleichzeitig enorme Potenziale im Treasury frei.

Der Begriff „Load Balancing“ (zu Deutsch „Lastverteilung“) stammt ursprünglich aus der Informatik. Dabei geht es um die Verteilung von Anfragen auf parallel arbeitende Systeme. Ohne einen solchen Prozess könnten einzelne Ressourcen überlastet werden. Ressourcenüberlastung ist aber ein echtes Problem, da dadurch das gesamte System zusammenbrechen kann – so lange, bis die Kapazitäten wieder hergestellt sind.

System ohne Lastverteilung

Hier gibt es zwei Optionen: dem überlasteten System weitere Ressourcen zufügen oder die Last verringern. Entscheidet man sich für Variante eins und fügt weitere Ressourcen hinzu, wird zwar das Problem der Überlastung behoben, dafür arbeiten aber andere Systeme u.U. nicht mehr mit voller Kapazität oder stehen gar still. Hier greift der Load Balancer, der sich zwischen Anfrage und Ressource schiebt.

Dieses Konzept gilt sowohl für Computersysteme als auch für multinationale Konzerne: Wenn jedes Tochterunternehmen seine eigenen Finanzen managt, dann ist so lange alles „eitel Sonnenschein“, wie es in den Gesellschaften keine Schwierigkeiten gibt. Was aber, wenn bei einem Tochterunternehmen der Motor ins Stocken gerät oder gar ganz stehen bleibt? Das schadet letztlich dem gesamten Konzern.

Lastverteilung im Treasury: die Schwachpunkte eines zentralisierten Modells

Jetzt könnte man meinen, dass ein zentrales Treasury hier eine ganz einfache Antwort liefert. Es könnte beispielsweise ein Team für den Raum Europa und ein Team für Amerika geben. Oder man richtet ein Shared Service Center ein, so dass das Problem mit so vielen Ressourcen wie möglich angegangen werden kann. Das mag auf den ersten Blick effizient erscheinen. Aber jeder, der schon einmal in dieser Position war, kann ein Lied davon singen, dass man auch hier überlastet ist.

Bei einem zentralisierten Ansatz wird nur an der Stelle mehr investiert, die die ganze Arbeit machen muss – genau wie bei der Zuschaltung von Ressourcen zu einem überlasteten System.

Vielleicht hat man Glück, und manche Tochterunternehmen exportieren Dateien aus ihrem Computersystem. Oder sie schicken CSV-Dateien, die nur ganz leicht angepasst werden müssen. Aber ganz ehrlich: Wie oft kommt das wirklich vor? Was man tatsächlich erhält, sind falsch formatierte Excel-Tabellen, wo die Header in der falschen Reihenfolge sind, Daten aus den Bankenportalen falsch rüber kopiert wurden, und es vor Abweichungen nur so wimmelt. Und das zentrale Treasury soll es dann bitteschön richten.

Ganz zu schweigen von der Gesellschaft in den USA, wo man immer noch mit Faxen arbeitet…

Ein weiterer problematischer Aspekt bei einem zentralisierten Ansatz ist die Tatsache, dass die vom zentralen Treasury benötigten Daten oft manuell erfasst werden müssen. Die Tochtergesellschaft hat davon keinen Mehrwert, und das stellt ein Problem dar. Wenn die Tochterunternehmen nicht selbst profitieren, wird man sich im Hinblick auf Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten auch kein Bein ausreißen und die Vorgaben gerade so erfüllen. Das sorgt im zentralen Treasury für mehr Arbeit und ineffiziente Abläufe.

Mehrwert für das zentrale Treasury dank Mehrwert für die Tochtergesellschaften

Im Rahmen des Load Balanced Treasury Ansatzes bekommen die Tochtergesellschaften bestimmte Verantwortlichkeiten übertragen – soweit dies sinnvoll ist –, und gleichzeitig besteht eine zentrale Kontrolle. So können Tochterunternehmen beispielsweise die Aufgaben übernehmen, die sie für ihre Abläufe vor Ort benötigen, oder wo sie Expertenwissen haben (z.B. Entscheidungen, die eine bestimmte Region betreffen). Das zentrale Treasury hat eine Organisationsfunktion und ist am Gesamtprozess beteiligt. Mit Load Balanced Treasury können dezentrale Kapazitäten und zentrale Kontrolle kombiniert werden, da es nur eine Datenquelle auf einer einzigen zentralen Plattform gibt.

Dieser letzte Punkt ist entscheidend: Es bedarf einer zentralen Plattform, die sowohl von den Tochtergesellschaften als auch vom zentralen Treasury genutzt wird. Sonst funktioniert dieser Ansatz nicht. Die täglichen Aufgaben sollten nicht lediglich verschoben werden, sondern das System sollte eine essenzielle Hilfestellung bieten, um die Dinge selbst erledigen zu können. Genau vor diesem Hintergrund sind auch die Zentralisierung des Zahlungsverkehrs oder multilaterales Netting zu sehen. Deshalb sorgen wir an so vielen Stellen für Systemintegration. Deshalb geben wir auch den Tochtergesellschaften Werkzeuge an die Hand. Wir möchten erreichen, dass Tochtergesellschaften sich im System selbst um ihr Tagesgeschäft kümmern können. So erhält man genaue Daten und effiziente Arbeitsabläufe.

Beispielsweise muss das südafrikanische Tochterunternehmen nicht mehr länger so viel Zeit darauf verwenden, CSV-Dateien für das zentrale Treasury zusammenzustellen. Stattdessen können die Daten direkt aus dem im System erfassten Tagesgeschäft entnommen werden. Gleichzeitig muss die Treasury-Abteilung nicht mehr länger in den verschiedensten Zeitzonen den Tochtergesellschaften hinterher rennen. Alle Daten stehen im System zur Analyse bereit, und der Zeitaufwand ist gleich null. Damit laufen die Dinge im gesamten Konzern reibungsloser.

Zentrales System – dezentraler Aufwand

Die genannten Punkte verdeutlichen, dass ein zentrales System das A und O dieses Ansatzes ist. Da kommt jedes System in Frage, oder? Einerseits ja, andererseits nein.

Denn wir heben uns dadurch hervor, dass unser gesamtes System auf diesen Ansatz abgestimmt ist. Deshalb steht bei uns multilaterales Netting ebenso auf dem Programm wie die Zentralisierung des Zahlungsverkehrs, und deshalb bieten wir Tochterunternehmen eine Möglichkeit, im konzerninternen Handel Konflikte in einem geordneten Rahmen anzusprechen. Und genau deshalb erheben wir auch keine zusätzlichen Lizenzgebühren: Wir möchten, dass alle mit dem System arbeiten. Wir möchten alle Tochterunternehmen an Bord holen. Ob in China, Alaska oder Bangladesch – alle sollen mitmachen können. Warum möchten wir das? Weil unser System dadurch noch leistungsfähiger und effizienter wird. Warum sollten wir also zusätzliche Lizenzgebühren für weitere Nutzer einführen? Das wäre letztlich nur ein enormer wirtschaftlicher Fehlanreiz. Und warum sollte sich ein TMS-Anbieter selbst im Weg stehen, indem er genau da zur Kasse bittet, wo das System seinen größten Mehrwert hat?

Load Balanced Treasury: unsere Philosophie und das Herzstück unserer Arbeit.

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