TMS-Erfolgsfaktor: Treasury-Systemanbieter und Beratung

Wie Sie bei der Auswahl eines Treasury Management Systems die richtigen Fragen stellen
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Michael Juen author pictureAutor: Michael Juen

„Welche Beratung ist die richtige?“, diese Frage stellt sich vielen Treasurern, CFOs oder Finanzchefs, die vor der Aufgabe stehen, ein Treasury Management System auszuwählen, bestehende Systeme abzulösen oder das Treasury grundlegend zu restrukturieren. Gute Beratung tut Not – daher wird oft ein externer Berater hinzugezogen. Doch was können und sollen solche Berater leisten? Bevor man über Sinn und Zweck eines externen Beraters nachdenkt, sollte man sich überlegen, welche Art von Berater sich für welches Projekt eignet.
Will man erfolgreiche Treasury Management Lösungen im Unternehmen implementieren, dann reicht es nicht, ein funktional gutes Produkt einzukaufen. Die zweite Seite der Medaille ist die richtige Beratung und erfolgreiche Implementierung und, noch viel wichtiger, das insgesamt erfolgreiche „Projekt“! Das System muss unterstützen, tatsächlich helfen und das tun, was es auch soll.

Wie Treasury Management Systeme einen wirklichen Mehrwert schaffen

An dieser Stelle kommt ein Berater ins Spiel: Nur in Symbiose mit einer sinnvollen Treasury-Beratung – weit über die reine Implementierung hinaus – kann ein System wirklich seinen ganzen Mehrwert entfalten. Schließlich geht es in erster Linie darum, wie das Treasury Management System Prozesse sinnvoll unterstützt, das Arbeiten erleichtert und mehr Sicherheit, Transparenz und bessere Ergebnisse im Unternehmen ermöglicht. Dass ein System „funktionieren“ muss, ist ohne Frage eine Grundvoraussetzung bei der Implementierung. Die Beratung bei der Auswahl eines Treasury Management Systems oder der Restrukturierung von Treasury-Prozessen leistet aber mehr, sie begleitet bei der Konfiguration und bei der Gestaltung sinnvoller Prozesse und Workflows. Sie leistet einen Wissenstransfer: Der Consultant teilt sein Know-how, seine Expertise und seine Erfahrungen aus vielen Projekten mit dem zu beratenden Unternehmen, hilft „Stolpersteine“ zu identifizieren, Effizienzvorteile zu schaffen und im Unternehmen einen Beitrag zum strukturierten Wissensaufbau zu leisten.

Wir bei BELLIN sind überzeugt, dass ohne eine solche Beratung die Schlagkraft eines Treasury Systems bei weitem nicht so groß ist, wie mit eben dieser Beratung. Deshalb investieren wir in den Ausbau unseres Beratungszweiges. „Von Treasurern für Treasurer“ ist unser Motto – und so sind auch unsere Consultants in erster Linie nicht nur Implementierungsspezialisten, sondern Treasurer, die fachliches Wissen mit Systemkenntnissen kombinieren.

Nun stellen Sie sich vielleicht die Frage: Und das soll nur der Berater des Software-Hauses können? Nicht nur, auch externe Berater können einen wichtigen Beitrag leisten, vorausgesetzt sie haben fundierte Systemkenntnisse und Treasury-Expertise. Wir bei BELLIN kooperieren beispielsweise auch mit lizenzierten Partnerunternehmen, die gezieltes Know-how aufgebaut haben. Diese Experten kennen die Logik, die hinter unserem Treasury-Management-Ansatz steht so gut, dass sie Unternehmen sinnvoll zur Seite stehen können.

Unabhängigkeit bei der Systemauswahl – Wunschdenken?

Werden solche Berater – sei es direkt vom Systemanbieter oder über lizenzierte Beratungspartner – vor allem eingesetzt, wenn bereits die Entscheidung für eine Lösung getroffen wurde, so wollen viele Unternehmen bei der Auswahl eines Treasury Management Systems lieber „unabhängige“, neutrale Berater hinzuziehen. Auf dem Markt findet man heute zahlreiche Treasury-Berater, die als anbieterunabhängig gelten.

Angesichts der Schnelllebigkeit der Branche, der Veränderungen in technologischer Hinsicht als auch mit Blick auf die Systemanbieterlandschaft ist es für unabhängige Berater sehr herausfordernd, tatsächlich „am Ball“ zu bleiben und mit der Systementwicklung Schritt zu halten. Kennen sie tatsächlich die neuesten Funktionalitäten der verschiedenen Systeme? Können sie die richtigen Fragen stellen und auch im entsprechenden Detaillierungsgrad Checklisten zur Vorauswahl erstellen? In vielen RFPs stellen wir leider fest, dass dies oft nicht der Fall ist. Der Detaillierungsgrad von bestimmten Fragen impliziert vorgefertigte Lösungsvorstellungen seitens der Berater, die nicht mehr aktuell sind und für die es bereits bessere Alternativen gibt.

Können wir beispielsweise die Bank X via Global EBICS anbinden? Klar, das geht technisch schon, aber macht es im jeweiligen Einzelfall wirklich Sinn? Vielleicht wäre für das Unternehmen dagegen die SWIFT-Anbindung viel lohnender und langfristig auch günstiger, wenn dieser einmal etablierte Kanal auch zur Abdeckung anderer Fragestellungen (z.B. Confirmation Matching, Trade Finance) eingesetzt werden kann.

Eine schnelllebige Branche verlangt nach Flexibilität

Unternehmen entscheiden sich oft grundlegend, was ihre Anforderungen an das Consulting angeht, insbesodere bei strukturellen und Prozessthemen. Gleichzeitig ändert sich der Systemanbietermarkt sehr schnell, und es ist Flexibilität gefragt. Hat ein Unternehmen einen kaum einhaltbaren Zeitrahmen? Benötigt es eingehende Beratung und langfristige Unterstützung? Kennt das Unternehmen sich bereits mit Treasury Management Systemen aus, und gibt es bereits funktionierende Strukturen, aber beim Onboarding wird Unterstützung benötigt? Vielen Unternehmen fällt es schwer, hier für sich die richtige Mischung zu finden. Eine mögliche Lösung: ein Consulting-Paket vom Systemanbieter.

BELLIN vertritt den einzigartigen Ansatz, dass wir nicht nur Software bzw. ein Treasury Management System bieten. Bei uns finden Unternehmen außerdem verschiedene Beratungspakete, bei denen für Firmen jeder Größe und Komplexität etwas dabei ist, das ihren Anforderungen und Erwartungen voll entspricht. Während es sich bei anderen Systemanbietern entweder empfiehlt oder sogar zwingend notwendig ist, unabhängige Berater hinzuzuziehen, haben wir ein großes Beratungsteam im Haus, das das System optimal ergänzt – eine flexible und einfache Option. Dabei reicht unser Beratungsangebot vom Scoping vor dem Projekt bis hin zur langfristigen Betreuung über das Implementierungsprojekt hinaus sowie strategische Unterstützung. Unsere Kunden profitieren immens davon, dass unser Team das System wie seine Westentasche kennt. Wer sich dennoch für externe Beratung entscheidet, sollte dabei einige Punkte berücksichtigen.

Die Scheingenauigkeit von Checklisten bei der Auswahl eines Treasury Management Systems

Eine bewusst gewählte „Unschärfe“ im Auswahlprozess ist meist hilfreicher. Checklisten mit hunderten Fragen, die nach Ampelstruktur dann ausgewertet werden, liefern oft nicht die perfekte Lösung, sondern nur eine Scheingenauigkeit. Hat ein Anbieter bei einer Frage „Nein“ angekreuzt, dann nicht immer deshalb, weil die gewünschte Funktionalität nicht gegeben ist, sondern weil sie vielleicht durch einen anderen Lösungsansatz des Anbieters gar nicht mehr gebraucht wird, da die Fragestellung bzw. die geforderte Funktionalität durch eine andere Art und Weise im System abgedeckt ist. „Kann man im System automatisch per E-Mail Kontoauszüge von den Tochtergesellschaften beziehen“ wäre eine solche Frage, die wir eigentlich mit „Nein“ beantworten müssten. Und zwar aus dem Grund, dass dies gar nicht mehr erforderlich ist, da alle Kontoauszüge von allen Banken zentral importiert werden. Alle Gesellschaften, überall auf der Welt, können ohne zusätzliche Kosten und ohne zusätzlichen Aufwand Zugriff auf das System bzw. die Daten bekommen. Betrachtet man nur die Antwort auf die Frage, verpasst man also eine bessere Alternative.

Offene Fragen dagegen lassen Raum, wirklich zu zeigen, wie der Systemanbieter die gewünschten Themen angehen würde, und bieten die Möglichkeit, ihn ein Lösungsmodell skizzieren zu lassen. Statt zu viel Energie in die Vorselektion mit Longlist, Shortlist etc. und die Erarbeitung von Checklisten zu stecken, empfehle ich, mehr Zeit für das „Kennenlernen“ der Ansätze ausgewählter Anbieter und für ein „Scoping“ aufzuwenden. In Workshops mit einigen wenigen Anbietern kann man z.B. die Möglichkeit geben, sich detaillierte Lösungsansätze – vielleicht auch am Beispiel von konkreten Use-Cases – vorstellen zu lassen.

Nicht zuletzt ist es auch sinnvoll, sich die Frage zu stellen, wie der Geschäftspartner zum eigenen Unternehmen passt. Wie ist er aufgestellt und wie ist seine Unternehmensphilosophie? Denn eine Systempartnerschaft ist eine langfristige Geschäftsbeziehung, und Treasury Management ein „People Business“, bei dem es stark auf die dahinter stehenden Personen (die Consultants, den Support etc.) ankommt. „Drum prüfe, wer sich bindet“ gilt auch hier besonders. Ein Blick hinter die Kulissen kann zeigen, ob der Systemanbieter ähnliche Werte teilt und ob er stabil aufgestellt ist. Wie ist die Eigentümerstruktur, wie sieht die Entwicklung der letzten Jahre aus? Handelt es sich um einen langfristig stabilen Partner, der auch „schwarze Zahlen schreibt“ oder um ein reines Private Equity Unternehmen, das primär auf eine Firmenwertsteigerung ausgelegt ist?

Daher sollte man lieber mehr Zeit dafür verwenden, sich über Referenzprojekte im Detail zu informieren: Wurde das Projekt zeitgerecht und im Rahmen des angebotenen Budgets abgewickelt? Wurde alles geliefert und eingehalten, was dem Kunden versprochen wurde? Der Blick über den Tellerrand und die Berücksichtigung von „Soft Facts“ helfen meist mehr, als sich bereits im Vorfeld eines Präsentationstermins in Details zu verlieren und vorgefertigte Lösungen auf Basis von Fragebögen zu evaluieren.

Nicht die technische Lösung vordenken, die richtigen Fragen stellen!

Ein unabhängiger Berater bei der Auswahl eines Treasury Management Systems oder der Restrukturierung des Treasury macht durchaus Sinn. Seine Rolle sollte ganz klar jene sein, dass er dem Unternehmen hilft, die richtigen Fragen zu stellen und ihm aufzuzeigen, worauf es ankommt. Die konkrete Ausarbeitung einer (technischen) Lösung mit anschließender Abfrage beim Systemanbieter, ob diese 1:1 so umgesetzt werden kann, halte ich dagegen für suboptimal.

Manchmal haben Unternehmen zusammen mit einem Berater die Lösung bereits antizipiert und haben eine ganz genaue Vorstellung davon entwickelt, wie bestimmte Details umgesetzt werden sollen. Sie „degradieren“ somit den Systemanbieter zu einem „Auftragsentwickler“. Sie laufen dabei Gefahr, eine bessere Lösung zu verpassen, und vergeben damit die Chance, die Expertise des Softwareanbieters und Treasury-Experten zu nutzen, der bereits viele Projekte bei anderen Unternehmen mit vielleicht ähnlichen Herausforderungen erfolgreich realisiert hat.

Liegt der Fokus beim Unternehmen und dem externen Berater dagegen darauf, das Problem zu beschreiben, die bisherigen Prozesse detailliert zu analysieren und daraus abzuleiten, was für die Zukunft gewünscht ist, dann leistet die Kombination von externer und systemanbieterseitiger Beratung einen echten Mehrwert und hilft dem Unternehmen, die für das Unternehmen passendste und somit beste Lösung zu finden.

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