Was passiert eigentlich bei… einem Kick-off-Meeting

What Actually Is a Kickoff Meeting_HEADER
Katja Franz author pictureAutor: Katja Franz

Hier bei BELLIN verkaufen wir Treasury-Management-Software. Ganz einfach, oder? So gut wie jeder kann sich irgendetwas unter einer Software und einem Sales-Prozess vorstellen, unabhängig davon, ob dieses Bild nun akkurat ist oder nicht. Aber auch nach dem Erwerb des TMS ist BELLIN für seine Kunden tätig: Wir bieten weitere Services und vor allem auch Consulting an. Spätestens aber beim Stichwort Consulting tun sich die Leute ungleich schwerer: Was heißt das denn eigentlich genau? Was macht ein Consultant, und wie läuft das alles ab?

Als Consultant erlebe ich derartige Fragen zu meiner Tätigkeit sehr häufig. Der Kunde hat ein TMS gekauft ­– und dann? Mein Erstkontakt ist meist ganz unspektakulär: Ich erhalte eine Übergabe durch die Sales-Kollegen und telefoniere dann mit dem Kunden. Einfach um mich vorzustellen, und auch, um einen Termin für das sogenannte Kick-off-Meeting zu vereinbaren. Dieses findet normalerweise drei bis sechs Wochen nach dem Erwerb des TMS bzw. der finalen Vertragsunterschrift vor Ort beim Kunden statt.

Bei BELLIN empfehlen wir, an diesem Treffen alle Stakeholder im Unternehmen zu beteiligen, d.h. nicht nur das Treasury-Team, sondern auch die IT, die Buchhaltung etc. Im Grunde sollte jeder, der von der Einführung des Systems in irgendeiner Form betroffen sein wird, an dem Kick-off-Meeting teilnehmen. Das kann zu sehr kunterbunten Runden führen, und manchmal lerne ich gleich das halbe Unternehmen kennen. Da sind vor allem ein gutes Namensgedächtnis und viel Sitzfleisch gefragt!

Nach dieser ersten großen Vorstellungsrunde geht es dann im kleineren Kreis mit den Treasury-Verantwortlichen weiter. Als Consultant berate ich das Unternehmen, und bei diesen Terminen werden die Weichen dafür gestellt, um welche Themen es bei diesem speziellen Kunden gehen soll. Da kann es auch vorkommen, dass zwei Kunden genau dieselben tm5-Module erwerben, aber die Gegebenheiten ziehen komplett unterschiedliche Fragestellungen nach sich. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Liquiditätsplanung: Wenn ein Kunde LMPLANNING erwirbt, ist dies natürlich eine Standardkomponente in tm5, aber die Fragen hängen sehr stark vom Geschäftsmodell des Kunden ab, wie beispielsweise: „Wo kommen die Daten her?“, „Wer soll planen?“ oder „Was soll geplant werden?“ Bei diesem Treffen werden letztlich die Eckpfeiler des gesamten Projektes besprochen: Was sind die Hauptziele? Was möchte der Kunde erreichen? Welche Fragen sind nach dem Sales-Prozess noch offen? Die Punkte sind vielfältig, oft schon alleine deswegen, weil nicht jeder Kick-off-Teilnehmer bereits im Sales-Prozess eingebunden war, und damit ist letztlich auch jedes Kick-off-Meeting anders. Das macht meinen Job als Consultant gleichzeitig abwechslungsreich und anspruchsvoll.

„Aber was heißt das denn jetzt ganz konkret?“ fragen Sie vielleicht. Nun, meine Hauptmotivation ist immer der zufriedene Kunde. Deswegen ist es mir wichtig, bei meinem Anruf zur Terminvereinbarung mehr Informationen über den Kunden und seine Ziele für dieses Projekt zu erfahren, um ihm dort schon helfen zu können, das Kick-off-Meeting erfolgreich vorzubereiten. Vor einigen Wochen war ich zum Beispiel zum Kick-off-Meeting bei einem UBS-Kunden in der Schweiz. In der Folgewoche hatte der dortige Treasurer einen Termin bei seinem Mutterkonzern in den USA und wollte unbedingt erste Resultate liefern können. Ganz nach dem Motto: „Schau, unser neues TMS – was das alles kann!“ Hauptziel des Unternehmens in diesem Projekt war eine ständige und sofortige Cash-Transparenz. Für das Kick-off-Meeting, das in dem Fall nur von dem Treasurer und mir bestritten wurde, hatte die UBS schon die entsprechende Vorarbeit geleistet und die Kontoauszüge bereits bereitgestellt. Wir haben also sofort damit begonnen, die Grunddaten ins System einzupflegen: Wir legten Gesellschaften und Kontrahenten an und erstellten die Konten. Nachdem die Verbindung zum UBS-Server hergestellt war, konnten sofort Kontoauszüge abgerufen und der Saldenbericht entsprechend modifiziert werden. Nach nur wenigen Stunden war dieser Teil von tm5 eingerichtet, und beim Mittagessen saß mir ein strahlender Kunde gegenüber. Ein TMS, das nach nur einem Vormittag genau das liefern kann, was das Unternehmen braucht – damit würde er nicht nur bei seinen amerikanischen Kollegen auf jeden Fall punkten!

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So oder so ähnlich kann es laufen. Allerdings gilt natürlich auch beim Treasury-Consulting, dass nicht immer alles reibungslos verläuft. Ich hatte auch schon Fälle, in denen das Kick-off-Meeting alles andere als ein Zuckerschlecken war, vor allem wenn auf Kundenseite großer Zeitdruck besteht oder aufgrund schlechter Erfahrung bei vorangegangene Projekten das Vertrauen gegenüber externen Beratern angekratzt ist. Auch damit muss man als Consultant umgehen können. Gefragt sind hier vor allem Fingerspitzengefühl und Geduld.

Bei BELLIN haben wir natürlich Empfehlungen, wie ein Kick-off-Meeting möglichst effektiv ablaufen kann. Daher versuchen wir auch, nach Möglichkeit zu zweit an diesen Treffen teilnehmen. Das garantiert noch mehr Aufmerksamkeit und Handlungsspielraum. Auch klopfen wir im Vorfeld bereits so gut wie möglich ab, um welche Themen es gehen soll. Damit auf der einen Seite wir gut vorbereitet sind, und damit wir den Kunden beraten können, wie auf der anderen Seite er sich am besten vorbereitet. Denn letztlich liegt es auch am Kunden, wie erfolgreich ein Kick-off-Meeting verläuft. Um alles möglichst schnell und effektiv abwickeln zu können, sollte der Kunde möglichst schon im Vorfeld eine Übersicht der relevanten Stammdaten haben und eine erste Idee, wer im System welche Aufgaben übernehmen soll.

Gemeinsam mit dem Kunden können wir so sicherstellen, dass das Kick-off-Meeting den Auftakt zu einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung darstellt. Also alles gar nicht so kompliziert, wie Treasury-Consulting und Kick-off-Meeting vielleicht zunächst anmuten mögen. Der Sales-Mitarbeiter sorgt dafür, dass Sie das passende TMS erwerben. Und als Consultant unterstütze ich den Kunden dabei, es schnell und effektiv nutzen können!

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