Was passiert eigentlich bei… einem Scoping

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Katja Franz author pictureAutor: Katja Franz

Was macht ein Treasury-Consultant bei BELLIN in seinem Arbeitsalltag eigentlich ganz konkret? Genau dieser Frage sind wir an dieser Stelle vor einigen Wochen schon einmal nachgegangen. „Was passiert eigentlich bei… einem Kick-off-Meeting“ war damals die Überschrift für den Versuch, die oft recht vagen Vorstellungen von unserer Tätigkeit ein bisschen mit Leben zu füllen. Was darf ein Kunde erwarten, der unsere Treasury-Management-Software erworben hat? Wie stellen wir vom Erstkontakt an sicher, dass das System auch optimal genutzt werden kann? Dieser Service hört selbstverständlich nicht beim Kick-off-Meeting auf. Und genau genommen fängt er in vielen Fällen eigentlich auch schon davor an: in der sog. Scoping-Phase, auf die wir heute einen genaueren Blick werfen wollen.

Bevor wir überhaupt als Consultants für unsere Treasury-Management-Software in Aktion treten können, müssen sich die Interessenten natürlich erst einmal für BELLIN entscheiden. Das mag banal klingen, aber vor jedem Consulting-Prozess steht nun einmal ein Sales-Prozess, und heutzutage sind die Auswahlverfahren nicht selten lang und detailliert. Viele, gerade größere Unternehmen, setzen mittlerweile ganz oft auf standardisierte Verfahren: z.B. die Ausschreibung als RfP, oft auch noch mit externem Berater für das Auswahlverfahren. Dazu zählt ab einer gewissen Unternehmensgröße nicht selten auch ein sog. Scoping, d.h. eine genaue Evaluierung der Kundenbedürfnisse noch vor Vertragsunterschrift, um verdeutlichen zu können, wie unsere Software diese erfüllen kann. So kommt es, dass wir als Consultants nicht selten bereits innerhalb des Auswahlprozesses mit dem Kunden in Kontakt treten.

Klassisch ist ein Scoping das erste Mal im Vertriebsprozess, dass Berater des TMS-Anbieters zu den Besprechungen mit dem Kunden hinzustoßen. Bei BELLIN wird  das Scoping  in aller Regel von zwei Consultants wahrgenommen, teilweise ergänzt durch den jeweiligen Sales-Mitarbeiter, und findet meist über mehrere Tage hinweg statt. Die Ergebnisse des Scopings werden von BELLIN in einem offiziellen Scoping-Dokument festgehalten, welches in das finale Angebot eingeht. Was also wird bei einem Scoping konkret besprochen?

Wenngleich viele Fragestellungen bereits im Sales-Prozess aufgetaucht sind, bietet das Scoping die Möglichkeit, an dieser Stelle noch einmal genau zu eruieren, wie die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden aussehen. Dabei hängen die Inhalte oft auch davon ab, wie detailliert der RfP (Request for Proposal, d.h. der Ausschreibungsprozess) war. Je weniger ausführlich der Auswahlprozess war, desto detaillierter ist das Scoping. Letztlich geht es um eine Analyse der Ist-Prozesse und dabei auch ganz entscheidend um die Frage, wie diese entstanden sind:

  • Richten sich die Treasury-Prozesse nach einer Unternehmensrichtlinie?
  • Ist die Richtung durch gesetzliche Auflagen vorgegeben?
  • Oder sind Prozesse einfach historisch gewachsen?

Es geht also zunächst einmal noch gar nicht zwingend darum, wie Prozesse abgebildet werden können, sondern um die Frage, ob diese überhaupt 1:1 übertragen werden sollten. Was ist überhaupt sinnvoll? Oft sind Arbeitsaufteilungen und Abläufe historisch gewachsen, und nicht immer sind sie damit optimal aufgestellt. Teilweise ist es sogar so, dass wir es hier mit Prozessen zu tun haben, die eigentlich gar nicht im Treasury angesiedelt sein sollten – vielleicht weil sie ursprünglich aus dem Controlling oder aus der Buchhaltung kamen.

Am Ende sollen alle Beteiligten ein klares Bild davon haben, welche Module und Komponenten benötigt werden. Mindestens genauso wichtig ist es, eine Einschätzung über die benötigten Ressourcen auf Seiten des Kunden zu gewinnen. Braucht der Kunde eventuell Unterstützung bei der Implementierung? Sind genügend Ressourcen vorhanden, um ohne externe Unterstützung das Einpflegen von Stammdaten, die Übernahme einer Historie von Geschäften oder die Dokumentation der Prozesse zu bewältigen?

Auf Basis dieser Gespräche entwickeln wir gemeinsam mit dem Kunden innerhalb des Scopings einen Entwurfsprojektplan, der noch einmal ganz genau folgende Fragestellungen beantwortet:

  • Welche Ressourcen und Kapazitäten sind erforderlich?
  • Wann werden diese Ressourcen benötigt?
  • Mit wie vielen Beratertagen ist für die einzelnen Themen zu rechnen?

Mit dem Projektplan sind wir dann inhaltlich eigentlich schon mitten im Projektmanagement. Gerade bei größeren Projekten ist dies von Bedeutung, weswegen sich ein kurzer Exkurs zu diesem Stichwort durchaus lohnt. Viele Kunden haben nämlich nicht die Ressourcen und Kapazitäten, um den gesamten Prozess alleine qualitativ hochwertig bewältigen zu können. Und genau da können wir von BELLIN mittels unserer Berater Unterstützung bieten. Wie aufwendig dieses Projektmanagement im Einzelfall ist, sollte auch im Rahmen des Scopings beleuchtet werden, damit sich dies auch im Angebot widerspiegelt. Es lohnt sich somit, bereits im Scoping zu besprechen und festzulegen, welche Aufgaben des Projektmanagements durch den Kunden oder von uns Beratern übernommen werden sollen. Das reicht von der Erstellung der Besprechungsprotokolle während der Implementierung über die Führung des Projektplanes und der Offene-Punkte-Liste bis hin zur Durchführung von Schulungen, der Erstellung von Benutzerhandbüchern, der Durchführung von Projektstatus-Meetings und der Teilnahme an Steering-Committee-Sitzungen.

Letztlich ist jeder Kunde anders, und genau darum geht es beim Scoping auch: darum, für jeden Kunden eine Analyse durchzuführen und ihm die absolute Sicherheit zu geben, dass unser Angebot sich mit seinen Bedürfnissen deckt. Egal ob Prozesse übernommen oder angepasst werden, egal ob der Kunde selbst das Projektmanagement übernimmt oder wir als Consultants dies tun, letztlich wird ein Fahrplan für das Projekt erstellt und dadurch ein gemeinsames Verständnis zu Inhalt und Ablauf erzielt. So weiß der Kunde ganz genau, worunter er letztlich seine Unterschrift setzt. Und wir als Consultants haben den ersten Schritt zum Aufbau einer vertrauensvollen Geschäftsbeziehung getan.

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