Wer hat Angst vorm TMS?

Wer hat Angst vorm TMS? Martin Bellin erklärt die Zurückhaltung vieler Unternehmen in 10 Gründen.

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Martin Bellin author pictureAutor: Martin Bellin

Wir bei BELLIN werden oft gefragt, wer denn unsere wichtigsten Mitbewerber seien. So unerwartet wie einfach ist die Antwort auf diese Frage. Es ist nicht ein bestimmtes Unternehmen oder eine bestimmte Lösung, die den wichtigsten Wettbewerber darstellt. Es ist immer wieder die fehlende Überzeugung, dass ein TMS wirklich das leistet, was es verspricht. Es fehlt der Glaube an und das Wissen um den Mehrwert einer spezialisierten Lösung für die Fragen des Treasury.

Hier sind einmal 10 typische Bedenken, die Unternehmen daran hindern, sich wirklich effizient und schlagkräftig aufzustellen.

1) Wir sind vollkommen zufrieden – geht doch alles in Excel

Wo kein Bedarf zu erkennen ist, gibt es auch keine Nachfrage. Die Frage ist, ob man immer noch der gleichen Meinung ist, wenn man die Potenziale einer Treasury-Lösung alle kennt. Excel ist eine tolle Rechenmaschine und unterstützt sensationell bei der Erstellung langer Listen. Niemand kommt jedoch auf die Idee, Prozesse damit zu modellieren. Das ist nicht Aufgabe eines Spreadsheets. Treasury-Lösungen sind jedoch prozessbezogene Instrumente, die nicht nur Listen aufzeichnen, sondern vielmehr dafür sorgen, dass Wissen und Genehmigungen, Entscheidungen und Verantwortungen strukturiert unterlegt, aufgezeichnet, durchgeführt und idealerweise auch noch geteilt werden. Offensichtlich wird das bei Themen wie der Ausführung von Zahlungsverkehr oder dem Handel von Treasurygeschäften. Beides sind allzu häufig noch manuell durchgeführte und mangelhaft unterstützte Aufgaben. Mit Excel kann man sehr zufrieden sein, Treasury ist damit nicht ordentlich organisierbar.

2) Kriegen wir mit dem ERP System alles hin

Der Finanzbereich in ERP Systemen dient der Buchhaltung. Treasury ist jedoch keine Buchhaltung. Während der Buchhalter angewiesen ist, bis ins kleinste Detail genau aufzuzeichnen, was gestern passiert ist, versucht der Treasurer auf Basis einer Vielzahl von internen und externen Informationen und Annahmen eine Prognose für die Zukunft zu entwickeln, die ihm die Basis für die Entscheidungsfindung bildet. Beide Aufgaben unterscheiden sich nicht nur in der Arbeitsweise, sie unterscheiden sich auch in der Art Systeme zu nutzen. Ein Buchhaltungssystem für die Aufgaben des Treasury zu nutzen, führt ebenso in die Sackgasse wie der Versuch, ein Treasury-System für die Buchhaltung einzusetzen. Im Grunde ist dies auch gar nicht erforderlich, denn alle Entscheidungen, die ein Treasurer trifft, führen früher oder später zu einem Eintrag im Kontoauszug und werden damit in die Buchhaltung übernommen. Mit wenigen Ausnahmen ist das der kleinste gemeinsame Nenner zweier sauber getrennter Bereiche, die nur dann gut unterstützt sind, wenn sie sich mit den für sie geschaffenen und perfekt angepassten Werkzeugen ausstatten.

3) Wir wollen keine weitere Insellösung

Treasury ist keine Insel, und so sind Treasury-Lösungen auch keine Insellösungen. Ganz im Gegenteil: Moderne internetbasierte Treasury-Plattformen werden in der Regel von allen Gesellschaften im gesamten Konzern genutzt. Nicht selten ist die Treasury-Anwendung sogar die einzige Lösung, die im Tagesgeschäft wirklich von allen Gesellschaften genutzt wird. Bei Buchhaltungssystemen, die abhängig von der Größe des Unternehmens und von den lokalen Rahmenbedingungen sind, ist dies nur sehr selten der Fall. Das Treasury-System ist daher keine Insellösung, sondern die Klammer um die gruppenweite Finanzorganisation. Ideal eingeführt, verbindet das TMS alle Gesellschaften miteinander und mit der Mutter und schafft dadurch enormen Mehrwert in der finanziellen Durchdringung im Konzern.

4) Die Schnittstellen sind so aufwendig

Schnittstellen können in der Tat aufwendig werden. Im Treasury ist das glücklicherweise kein Thema. Bevor vor dem Hintergrund dieses Vorurteils abgewunken wird, sollte man sich die Frage stellen, welche Schnittstellen denn eigentlich benötigt werden. In den allermeisten Fällen handelt es sich dabei um zwei Themen:

  • Kontoauszüge
  • Dateien im Zahlungsverkehr

Glücklicherweise sind beide Themenbereiche heutzutage so standardisiert, dass dort keine individuelle Absprache zwischen TMS und Finanzbuchhaltung erforderlich ist. Kontoauszüge werden in der Regel im Format MT940 oder in den USA als BAI angeliefert, im TMS verarbeitet und auf Wunsch an das ERP weitergeleitet, das ebenfalls diese Standardformate verarbeiten kann.

Mit dem Zahlungsverkehr verhält es sich ähnlich. Nur fließen die Daten in umgekehrter Richtung. Das ERP System erstellt diese, und das TMS verarbeitet die Dateien zur Berücksichtigung im Cash Management und zur Autorisierung, um sie anschließend an die Bank zur Ausführung zu übertragen.

Alle weiteren Bedürfnisse sollten individuell untersucht werden und sind entweder sehr einfach oder fallen, wie in den allermeisten Fällen, gar nicht erst an.

5) Die Kapazitäten haben wir nicht

Auch hier gilt es erst einmal festzustellen, welche Kapazitäten gemeint sind. Häufig ist die Etablierung der Grundfunktionen im Tagesgeschäft so schnell und einfach erledigt, dass damit ausreichend Zeit freigesetzt werden kann, um diese dann nach und nach in den weiteren Ausbau der Anwendung zu stecken. Kapazitäten können darüber hinaus extern zugekauft werden. Diese Investitionen helfen effizienter zu werden. Aufgrund fehlender Kapazitäten auf Effizienz zu verzichten, ist betriebswirtschaftlich gesehen keine wertschaffende und tragende Entscheidung.

6) Die Kosten sind viel zu hoch

Die Kosten für ein TMS waren vor 15 Jahren noch sehr hoch. Es gab nur wenige und komplexe Systeme, die in kleinen Stückzahlen für Experten bereitgestellt wurden. Heute gehören TMS zur Standardausstattung einer jeden professionellen Finanzabteilung. Dadurch sind die Preise gefallen und gleichzeitig der Leistungsumfang gestiegen. Die Kosten sind nur dann viel zu hoch, wenn den Kosten kein entsprechender Mehrwert entgegensteht. TMS in ihren Grundfunktionen können heute zu Miet- und Subscriptionpreisen erworben werden, die unter der Entscheidungsgrenze vieler Führungskräfte liegen.

7) Unsere IT hat dafür keine Zeit

Die Cloud ist in aller Munde und hat auch im Treasury ihre Zeichen gesetzt. Alle leistungsfähigen Treasury-Lösungen werden als Single- oder Multi-tenant SaaS Lösung angeboten. Die hausinterne IT wird weder für die Installation noch für den Betrieb benötigt.

8) Wir haben keinen Durchgriff auf die Gesellschaften

Das ist ein starkes Argument, wenn es um den Roll-Out im Gesamtkonzern geht. Vor allem, wenn den Gesellschaften vorgeschrieben werden soll, eine Lösung zu nutzen, die der Zentrale dient, ist die Freiwilligkeit begrenzt. Gute Plattformen sind daher so gebaut, dass sie den Gesellschaften einen Mehrwert im Tagesgeschäft bieten. Sei es die Abwicklung des Zahlungsverkehrs oder bei der Reduzierung des Aufwands im Berichtswesen. Jeder Gesellschaft kann freigestellt werden, ob sie diese Aufgaben über die Applikation oder ohne die Applikation umsetzt. Wichtig sind die Ergebnisse, und die größten Ersparnisse sind dann gegeben, wenn Daten nur einmal angefasst werden müssen und die Sammlung ein Nebeneffekt der Prozessunterstützung ist. Dann ist der Durchgriff keine Notwendigkeit für die Beteiligung der dortigen Mitarbeiter.

9) Geht doch sowieso nicht mit allen Banken

Das trifft vor allem dann zu, wenn es um den Austausch von Daten im Zahlungsverkehr oder bei Kontoauszügen geht. Vor allem auch die neuesten Trends rund um Trade Finance sind davon sehr stark betroffen. Es stimmt in der Tat, dass dies nicht mit allen Banken gleich funktioniert. Dies sollte jedoch eher ein Argument für als gegen ein TMS sein. Denn nur mit dem TMS ist die Motivation auch für die Banken gegeben, sich an die marktgängigen Standards anzupassen und nicht auf proprietäre Einzellösungen zu setzen.

10) Erst müssen wir noch andere Projekte abschließen

Zeit ist ein knappes Gut in allen Organisationen. Daher sollte man mit den Aufgaben beginnen, die am meisten Zeit freisetzen. Im Treasury ist das die systematische Unterstützung im Tagesgeschäft, die helfen kann Kapazitäten zu schaffen, um dann noch weitreichendere Projekte im Unternehmen zu unterstützen. Auf die Etablierung eines kompletten ERP Systems zu warten, um erst anschließend Treasury anzufassen, ist eine Verzögerung, die viel Geld und Kapazitäten kostet. Der ROI gerade in den Kapazitäten kann so schnell zu positiven Effekten führen, dass es schade wäre, darauf zu verzichten.

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