Wie die Nutzung von SWIFT das Treasury im Mittelstand verändert

Digitales Treasury
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Michael Eggers author pictureAutor: Michael Eggers

Die Digitalisierung von Finanzprozessen und die Integration dieser Prozesse in das webbasierte und damit global nutzbare Treasury Management  System tm5 steht im Fokus der Finanzabteilung bei Steinhoff.  Wir wollen unseren Nutzern im Konzern eine Infrastruktur bereitstellen, die es Ihnen ermöglicht, alle Aufgaben in einer Softwareanwendung ohne Medienbrüche zu erledigen und alle Informationen für die finanzielle Unternehmenssteuerung vorzufinden. Bei vielen Prozessen steht dabei SWIFT inzwischen im Mittelpunkt.

Michael Eggers blog image 1 Michael Eggers, Senior Vice President Treasury, Steinhoff Service GmbH

Anfängliche Vorbehalte gegenüber SWIFT

Nach der Implementierung von tm5 und dem weltweiten Rollout waren wir der Überzeugung, SWIFT eigne sich nur für große Unternehmen, wäre technisch zu anspruchsvoll und vor allem zu teuer. Insofern machten wir jahrelang einen Bogen um SWIFT.

SWIFT ist vor allem vielseitig

Auf der Suche nach Lösungen für die Digitalisierung unserer Prozesse bei Import-Akkreditiven, Garantien und auch Handelsbestätigungen tauchte SWIFT immer wieder als Kommunikationskanal auf. Die vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten von SWIFT waren  uns bis dahin  so nicht bewusst. Wir hatten SWIFT vor allem mit Zahlungsverkehr in Zusammenhang gebracht.

Durch die Kooperation von BELLIN mit SWIFT konnten unsere Vorbehalte schnell ausgeräumt werden. Ein leichtes und schnelles Onboarding, das in unserem Fall sechs Wochen dauerte, sowie eine einfache Preisstruktur, abhängig vom Kommunikationsvolumen, machten uns die Entscheidung für SWIFT leicht. Im März 2014  war die Steinhoff Europe AG  stolze Besitzerin ihrer eigenen SWIFT-BIC.

SWIFT-Projekt I: Import-Akkreditive eröffnen und verwalten

Unser erstes Projekt war die Integration unserer Import-Akkreditive in tm5. Wir wollten eine multibankenfähige Lösung, die  global einsetzbar ist und die Daten in tm5 integriert, die in der Regel außerhalb der Finanzabteilungen generiert werden, schließlich werden die Import-Akkreditive überwiegend  in den Einkaufsabteilungen eröffnet. Mit dem TTLC-Modul und der SWIFT-Kommunikation konnten wir diese Ziele schnell erreichen und einen Überblick über unseren europäischen Import-Akkreditivbestand herstellen. Indem wir diese Prozesse somit  fast vollständig digitalisierten, erhielten wir die notwendige Transparenz, um die Prozesse standardisieren und die finanziellen Risiken im Akkreditivbereich managen zu können.

SWIFT-Projekt II: Handelsbestätigungen austauschen und abgleichen

Da die Preisstruktur für die SWIFT-Nutzung volumenabhängig gestaltet ist, lag es in unserem Interesse, unsere Volumen zu bündeln, um so die Tarife optimal auszunutzen und langfristig auch Skaleneffekte zu erzielen. Daraufhin starteten wir unser zweites SWIFT-Projekt, den Austausch und Abgleich der Handelsbestätigungen.

Für die Bestätigung unserer Währungsgeschäfte nutzten wir damals noch den MISYS Matching Service, der ebenfalls volumenabhängig abgerechnet wurde. Mit dem zweiten SWIFT-Projekt haben wir die Bestätigungen vollständig mit BELLIN Matching Service in tm5 integriert und somit gleich zwei Ziele erreicht: Wir konnten den Medienbruch durch den MISYS Matching Service beseitigen und auch die Kostenseite weiter optimieren.

Positiver Nebeneffekt: Kontoauszüge einsammeln und verteilen, erstmals komplett

Parallel zu den beiden Projekten stellten wir das Einsammeln der Kontoauszüge um: Die Kontoauszüge, die wir mangels elektronischer Anbindung bis dahin über Drittbanken bezogen hatten, konnten wir nun auf unsere eigene SWIFT-BIC umstellen und somit  auch hier den Gebührenaufwand reduzieren. Gleichzeitig haben wir auch die Konten, für die wir bisher die Kontoauszüge noch nicht digital beziehen konnten, ebenfalls  auf unsere SWIFT-BIC berichten lassen.

SWIFT-Projekt III: Zahlungsverkehr integrieren

Seit Mitte 2016 sind wir nun dabei, unsere weltweiten Zahlungsverkehrsprozesse vollständig in tm5 zu integrieren. Unser Ziel ist, möglichst alle lokalen Kommunikationswege zu beseitigen und die Zahlungsverkehrsprozesse zu vereinheitlichen. Durch die Integration in tm5  können wir weltweit die Zahlungsströme besser überwachen und auch Cyberrisiken minimieren. Darüber hinaus erhalten wir durch die Integration in tm5 gerade für kleinere Geschäftseinheiten mehr Flexibilität bei der Umsetzung des 4-Augen-Prinzips.

Bei unseren SWIFT-Zahlungsverkehrsprojekten  nutzen wir den SWIFT Service FileAct und setzen auf ein einheitliches Zahlungsverkehrsformat, nämlich auf ISO 20022 XML CGI.  Unsere Projekte sind dabei immer zeitstufig aufgebaut. Zunächst stellen wir die Kommunikation mit der Bank her. Dann testen wir mit BELLIN und den Banken die unterschiedlichen Zahlungsarten und die dazugehörigen Prozesse, wie Payment Status Reports. Dadurch erkennen wir sehr schnell, wo die banken- und länderspezifischen Besonderheiten im ISO 20022 XML CGI-Format liegen, denn obwohl wir ein einheitliches Zahlungsformat nutzen, gibt es eine Vielzahl von Besonderheiten, die die Komplexität eines solchen Projektes deutlich erhöhen.

Sobald der Zahlungsverkehr reibungslos funktioniert, übergeben wir den lokalen Einheiten bereits die Anwendung und damit auch schon die Möglichkeit, Einzelzahlungen via tm5 auszuführen. Dies schafft insbesondere für die Abwicklung der Währungsgeschäfte eine deutliche Prozessoptimierung!

In einer zweiten Stufe integrieren wir die Massenzahlungen. Aufgrund des akquisitionsgetriebenen Wachstums besitzt der Konzern eine sehr heterogene IT-Landschaft. Um umfangreiche IT-Projekte zur Implementierung des ISO 20022 XML CGI Formates zu vermeiden und da die ERP-Systeme in der Regel csv-Dateien exportieren können, haben wir uns entschieden, die Massenzahlungsdateien von csv-Dateien in XML-Dateien zu konvertieren. Die Kollegen wählen für die Ausgabe ein SFTP-Laufwerk und pushen die Zahlungsdatei als csv-Datei an einen Konverter. Der Konverter erzeugt XML-Dateien, die via SFTP im Rahmen des BELLIN Business Process Automatisation an tm5 gepusht wird. Dort wird die Massenzahlung wie gewohnt autorisiert und an die Bank versandt.

In der Regel stellen wir mit dem Zahlungsverkehrsprojekt auch das Kontoauszugs-Reporting auf FileAct um.

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Aktuelles SWIFT-Projekt: Garantien erstellen und verwalten

Derzeit arbeiten wir als Pilotkunde zusammen mit BELLIN daran, zukünftig auch die Erstellung und die Verwaltung von Garantien elektronisch via SWIFT mit unseren Banken abzuwickeln. Schon 2018 werden wir die ersten Garantien elektronisch beauftragen können.

Fazit: Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten machen SWIFT für Mittelstand interessant

Als wir 2014 mit dem ersten SWIFT-Projekt gestartet sind, hätte sich niemand im Steinhoff-Konzern eine solch vielfältige Nutzung der Technologie vorstellen können. Bei uns ist es aber gerade der mehrfache Einsatz, mit dem wir uns schnell Kosten- und Effizienzpotenziale erschließen konnten.

Mit jedem weiteren SWIFT-Projekt werden die Projektlaufzeiten kürzer. Zum einen, weil BELLIN und wir bei Steinhoff ein gewachsenes SWIFT-Know-how entwickelt haben, und zum anderen, weil es unter den inzwischen mehr als 100 BELLIN SWIFT Service-Kunden sicher einen gibt, der ein ähnliches Projekt bereits abgeschlossen hat.

Wir sind gespannt, wohin uns die Möglichkeiten von SWIFT noch führen werden. Bisher jedenfalls konnten wir in der Zusammenarbeit mit BELLIN und der Anbindung an das SWIFT-Netzwerk nicht nur unsere Prozesse im Treasury effizienter und sicherer gestalten sowie Kosten reduzieren, sondern auch Wachstums-Chancen erkennen und umsetzen.

Je nachdem, wie mittelständische Unternehmen aufgestellt sind, sollte ihre Frage bei SWIFT nicht „Ja“ oder „Nein“ lauten, sondern eher: „Wann?“

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