About Dussmann Group:
In Berlin könnte man leicht auf die Idee kommen, das von Peter Dussmann gegründete Unternehmen auf das Kulturkaufhaus, das in vielen Reiseführern empfohlen wird und ganz zentral gleich neben vielen Sehenswürdigkeiten der Weltstadt an der Friedrichstraße liegt, zu reduzieren. Doch die Dussmann Group ist viel mehr: Ob der Gründer 1963 bereits die Vision zu dem Unternehmen im Kopf hatte, das heute unter seinem Namen über EUR 2 Mrd. erwirtschaftet und mehr als 64.000 Mitarbeiter in 16 Ländern in Europa, auf dem Baltikum, in China, in Vietnam und den Vereinten Arabischen Emiraten beschäftigt, geht aus seiner Chronik des Unternehmens nicht hervor. Es ist aber zu vermuten, dass das heutige Portfolio mit Gebäudereinigung, Catering, Sicherheitsdiensten, Gebäudetechnik vom Aufzugsbau bis hin zur Kälte- und Klimatechnik sowie Pflegeheimen, Wäschereien und bilingualen Kulturkindergärten bei der Unternehmensgründung in München noch nicht absehbar war. Heute ist die Dussmann Group mit Standorten in Europa, den Arabischen Emiraten und in Asien ein weltweit erfolgreicher Multidienstleister.

Treasury Profile

ADaily Cash Management

BCash Pooling

CPayment Processing

DPayment on Behalf of

ECollection on Behalf of

FSWIFT

GeBAM

HLiquidity Planning

IContract Management for Interest, Currencies

JManagement of Commodities

KTrade Finance Contracts

LCapital Markets

MRegulatory Requirements

NGeneral Risk Management

OTreasury Accounting

PStandard / Individualized Reporting

QNetting & Reconciliation

RInsurance

SMergers & Acquisitions

TInvestor Relations

 

Es ist mehr als ein Einkauf, der den Besucher des Kulturkauf-hauses direkt am Bahnhof Friedrichstraße in Berlin erwartet: Seit 1997 empfängt ihn auf fünf Etagen und über 7.300 Quadratmetern die ganze Welt der Kultur in einer einzigartigen Atmosphäre. Wer sich für klassische Musik interessiert, wird sich die Chance nicht nehmen lassen, in der weltweit größten Sammlung von Tonträgern zu stöbern, Leseratten werden mit der ein oder anderen Lesung oder Signierstunde beglückt. Das Kulturkaufhaus ist jedoch nur ein kleiner Teil von Dussmann, denn das Unternehmen ist noch viel mehr: Der Multidienstleister deckt ein weit gefächertes Spektrum an Geschäftstätigkeiten und gleichzeitig ein mindestens ebenso umfassendes Länderspektrum ab. Das breite Umfeld, in dem Dussmann agiert, bringt immer wieder besondere kulturelle und inhaltliche Herausforderungen mit sich. Ob das die Reinigung von Moscheen betrifft oder die Zubereitung von Speisen unter Berücksichtigung verschiedener Glaubensrichtungen, die hochsensible Reinraumreinigung oder Besonderheiten bei Aufträgen von öffentlichen Organisationen. Angesichts der Bandbreite von Dienstleistungen und der Vielfalt der relevanten kulturellen und länderspezifischen Aspekte ist die Zusammenführung und Organisation aller Geschäfte unter einem Dach, nicht zuletzt auch im Hinblick auf die Treasury-Organisation, keine leichte Aufgabe.

Das Corporate Treasury ist bei der Dussmann Group seit dem Wechsel der finanziellen Führung 2011 fester Bestandteil des Unternehmens. Als Ergebnis der Erkenntnis, dass eine Schlüsselfunktion wie das Corporate Treasury nicht nur eine Randaufgabe anderer, mit Finanzen befasster Abteilungen sein kann, wurde eine eigenständige Organisationseinheit direkt unter dem Finanzvorstand mit der erforderlichen Richtlinien- und Fachkompetenz etabliert.

Hand in Hand mit den lokalen Einheiten Prozesse optimieren

Die erste Aufgabe des Corporate Treasury bestand in der Neustruk-turierung der Konzernfinanzierung, wodurch insbesondere bestehende lokale Bankenbeziehungen beendet oder zumindest reduziert und die Finanzierung der Gruppe zentralisiert wurden. Die lokalen Bankenbeziehungen in eine zentrale Struktur zu überführen, stieß im Konzern nicht nur auf Gegen-liebe. Die Umstellung forderte viel Überzeugungsarbeit und ein sensibles Vorgehen, da Dussmann auf enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit und dezentrales Unternehmertum setzt. Das Corporate Treasury versteht sich auch ganz im Sinne des Unter-nehmens als Dienstleister. „Wir dienen den Menschen“, wird Catherine von Fürstenberg-Dussmann zitiert, die sich als Vorsitzende des Stiftungs-rats einbringt. Erklärtes Motto des Corporate Treasury ist es daher, für die Gesellschaften da zu sein – ob es sich um Fragen der Working- Capital-Finanzierung handelt, um die Optimierung des Cash Management, um Garantien im Anlagenbau oder für die Pacht von Flächen für neue Pflegeheime. Es ist ein Geben und Nehmen, das eine gute Partnerschaft im Konzern ausmacht.

Für die Bereitstellung günstiger und komfortabler Finanzierungen gruppenweit wird eine exakte Liquiditätsplanung benötigt, die im Konzern mit der Einführung einer Treasury-Organisation etabliert wurde. Das Treasury Team hatte schon kurz nach Aufnahme seiner Arbeit erste Spreadsheets entworfen und im Konzern verteilt, um Zahlen zu erhalten, die ein verlässliches Gefühl für die mittel- und langfristige Entwicklung geben und damit die Grundlage bilden, um die Außenfinanzierung optimal einstellen zu können. Der erste Schritt war getan, die ersten Berührungspunkte mit der finanziellen Aufstellung der operativen Einheiten geschaffen. Schnell zog das Projekt Kreise und führte letztlich zu einem Verantwortungsbereich, der heute das strategische Finanzmanagement des Unternehmens prägt.

Durch Forderungsmanagement schlummerndes Potenzial entdecken

Das Working Capital effizient zu managen und zu optimieren ist ein zweiter Aufgabenbereich des Corporate Treasury der Dussmann Group. Denn unter Working-Capital-Management lassen sich sehr viele Maßnahmen, die den Bedarf an Finanzierungsmitteln senken und die damit verbundenen Kosten reduzieren, subsumieren. Lagerbestände oder vergleichbare kapitalbindende Faktoren spielen in den Geschäftsbereichen der Dussmann Group keine wesentliche Rolle. Es sind dagegen die Forderungen, in denen großes Potenzial schlummert. Außerdem lohnt es sich, die Bonität und das Zahlungsverhalten der Kunden genauer zu betrachten, gerade wenn es sich um neue Auftraggeber für Geschäfte im internationalen Kontext handelt. Entsprechend der Kundenstruktur unterscheiden sich auch Zahlungsverhalten und Forderungsmanagement. Lassen sich Zahlungsschwierigkeiten erkennen oder droht gar die Insolvenz eines Kunden, können womöglich noch rechtzeitig entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um Forderungen zu sichern und das Risikopotenzial zu minimieren. Im Dienstleistungsgeschäft von Dussmann Service, dem größten Geschäftsbereich der Gruppe, können im Rahmen einer langfristigen, partnerschaftlichen Geschäftsbeziehung Leistungsumfang oder Zahlungsbedingungen an die aktuelle Situation des Kunden angepasst werden wenn es notwendig ist, und faire Modalitäten gefunden werden.

Bleibt eine Forderung unbezahlt, müssen die Gründe ermittelt werden. So optimiert das Corporate Treasury mit der Überwachung des Forderungsmanagement der operativen Einheiten nicht nur die Unternehmensfinanzierung, sondern dient indirekt auch der Qualitätskontrolle, falls Zahlungs-rückstände auf Unzufriedenheit des Kunden deuten. Die Abteilung überwacht als „Wächterin des Geldes“ das gesamte „Order-to-Pay“-Management, einschließlich der Mahnstufen, der Eskalation oder der erforderlichen Freigaben. Eine Aufgabe, die neben dem Cash Management und dem Zahlungsverkehr den Kreis rund um die Liquiditätsversorgung schließt.

„Cash is King“: Umsatz allein zahlt keine Gehälter

Kerstin Schwabe leitet das vierköpfige und schlagkräftige Treasury Team. Sie selbst hat ihren beruflichen Werdegang im Cash Management begonnen und über die Jahre umfangreiche Erfahrungen in einer ganzen Reihe von Großunternehmen unter unterschiedlichsten Marktbedingungen gesammelt. Mit diesem Hintergrund kann sie die strategische Ausrichtung des Bereichs ganz entscheidend vorgeben und die Schlagkräftigkeit des Working-Capital-Management sicherstellen, das ihr besonders am Herzen liegt. Ebenso ist es ihr ein Kernanliegen, in der Organisation dafür zu sorgen, dass noch mehr Fokus auf den Cashflow gelegt wird und nicht nur Umsatz, Deckungsbeitrag und Ergebnis als Steuerungsgrößen verwendet werden. Darin liegt eine große Herausforderung, denn in manchen Bereichen muss noch das Bewusstsein verstärkt werden, dass vom Umsatz allein keine Gehälter oder Lieferanten bezahlt werden können. Vielmehr sind die Liquidität des Unternehmens und das tagesaktuelle Cash Management die entscheidenden Voraussetzungen für die Zahlungsfähigkeit und das Überleben des Unternehmens überhaupt.

Dementsprechend spielen das Cash Management und die damit verbundenen operativen Frage-stellungen zu Finanzstatus und Finanzergebnis für das Corporate Treasury bei der Dussmann Group eine Schlüsselrolle.

Prozesse automatisieren, digitalisieren und optimieren

Die Prozessoptimierung mit Hilfe des neuen Treasury Management Systems liegt in der Zuständigkeit eines bestimmten Teammitglieds. Diese Aufgabe geht mit einer ganzen Reihe von Herausforderungen einher. Wenige Wochen nach dem ersten Login waren die Prozessgeschwindigkeit in der Abteilung signifikant verbessert und die Sicherheit auf ein neues Niveau gehoben worden. Im ersten Schritt wurde der Zahlungsverkehr in Deutschland in das System integriert und entsprechend harmonisiert, was mehr Sicherheit schafft und das Risiko einer Manipulation von Zahlungen stark reduziert. Täglich werden elektronische Kontoauszüge für über 90% der ca. 200 Bankkonten in der Gruppe bei etwa 40 Banken zentral eingesammelt, anschließend in die Zentrale in der Berliner Friedrichstraße übertragen und dort vollautomatisch verarbeitet. Die Finanzführung kennt nun nicht nur einmal im Monat die erforderlichen Zahlen, sondern verfügt täglich und online über die entscheidenden Informationen zum Liquiditätsstatus. Der nächste Schritt wird sein, die Plattform über alle Gesellschaften zu nutzen und den Rollout stetig voranzutreiben. So wurden auch die Spreadsheets für die zwölfmonatige Liquiditätsplanung durch die integrierte Webtechnologie ersetzt. Auch das Working-Capital-Management ist nicht zu vernachlässigen: Ein Teammitglied ist schwerpunktmäßig mit dem Monitoring des Management von Forderungen und Verbindlichkeiten durch die zuständigen operativen Bereiche befasst. Dort werden Kennzahlen (DSO, DPO) analysiert und Ansatzpunkte für die Optimierung von Durchlaufzeiten identifiziert. Außerdem stehen die Überwachung der Offenen-Posten-Listen und das Management des Working Capitals mittels entsprechender Messgrößen auf dem Programm. Aus den Kommentaren der operativen Bereiche zu Offenen Posten lassen sich wichtige Rückschlüsse auch auf die Qualität der Dienstleistungen und die Zufriedenheit der Kunden ziehen. Außerdem können zusätzliche Maßnahmen zur Begrenzung des Kreditrisikos angezeigt werden.

Einer für alle – alle für einen

Die Arbeitsteilung im Treasury Team macht ein effizientes Arbeiten möglich, dennoch ist die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen der Dussmann Group unverzichtbar. Im Prinzip muss jeder der insgesamt vier Teammitglieder alles beherrschen, was an Routinetätigkeiten oder Besonderheiten auftreten kann. „Einer für alle – alle für einen“ wäre sicher eine passende Devise, um die Aufgabenteilung und Kollaboration im Team zu beschreiben.

Das in 16 Ländern tätige Unternehmen ist und bleibt ein familiengeprägtes Unternehmen, in dem eine offene Unternehmenskultur herrscht, so dass das Corporate Treasury Freiheiten nutzen und sich einbringen kann. So hat der Unternehmensgründer Peter Dussmann das Leistungsspektrum seiner Firma kontinuierlich ausgebaut und verfeinert; und hat 1997 mit seinem Kulturkaufhaus, das sich durch besonderen Service und Öffnungszeiten bis 24 Uhr auszeichnet, den Einzelhandel revolutioniert. So sind auch heute in allen Geschäftsbereichen innovative Ansätze gefragt, um das Unternehmen im Wettbewerb weiter voranzubringen. Alle Abteilungen –und gerade auch das Corporate Treasury – sind dabei aufgefordert, jede Maßnahme immer wieder zu hinterfragen. Was braucht die Organisation wirklich? Was ist ein Muss, was ein Kann und was ein Nice-to-Have? Welche Verantwortung müssen zentrale Abteilungen übernehmen, und wie weit sollten Kompetenzen in den dezentralen Geschäftseinheiten verbleiben, die nah beim Kunden agieren?

IT und Software dienen Mensch und Unternehmen

Gerade im Hinblick auf den Einsatz der immer wichtiger werdenden Software-Werkzeuge stellt sich die Frage nach der Intensität der Begleitung durch die IT-Abteilung. Von digitaler Technologie profitiert nicht nur das Corporate Treasury, sondern sie tangiert das ganze Unternehmen mit allen Prozessen. Die Digitalisierung beschleunigt den Informationsaustausch entlang der gesamten Wertschöpfungskette und hat weitreichende Implikationen für Rechnungsstellung, Zahlungseingang und das darauf aufbauende Working-Capital-Management. Für das Treasury Team des Multidienstleisters war es wichtig, die IT-Abteilung immer an seiner Seite zu haben und auf die Empfehlung und Beratung von internen und externen Experten zurückgreifen zu können, die die Möglichkeiten der am Markt verfügbaren Systeme ideal einschätzen können. Ein solches System darf sich aber nicht zum Selbstzweck entwickeln. Es ist nur ein Tool, das dem Unternehmen und seinen Zielen dient, um sich besser auf Veränderungen von Wettbewerbsverhältnissen oder Kundenbedürfnissen oder sonstigen Rahmenbedingungen einzustellen, effizienter handeln und die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Die Erfahrungen haben Kerstin Schwabe gelehrt, im Unternehmensalltag alle Szenarien für möglich zu halten und alles in Frage zu stellen, um ein wirkungsvolles Risikomanagement aufzubauen.

Eine internationale Treasury-Organisation aufzubauen und in wenigen Monaten vor allem mit dem Systemansatz so große Fortschritte zu erreichen, motiviert und treibt das Team jeden Tag aufs Neue an. 

 

Die Einführung des Treasury Management Systems ist sicherlich ein Quantensprung, was die Transparenz der finanziellen Verhältnisse und die Effizienz unserer Arbeit angeht, mit neuen Spielräumen für Analyse, Planung und Risikomanagement. Die Einführung in relativ kurzer Zeit neben den vielfältigen anderen Aufgaben der Mitarbeiter in den Finanzbereichen unseres Unternehmens war eine Riesen-Herausforderung. Mein Dank geht an Kerstin Schwabe und das gesamte Team, das mit großem Gestaltungswillen und unglaublicher Ausdauer diesen Sprung ermöglicht hat.

Dr. Hans-Jürgen Meyer | Finanzvorstand, Dussmann Group