Ihr TMS Business Case, Teil 1

Wie Sie einen erfolgreichen Business Case zur Systemunterstützung für Ihr Treasury aufstellen

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Autor: Wolfgang Frontzek
Veröffentlicht am:
26. Juli 2018


Die Investition in ein vollständig integriertes TMS ist immer eine richtige Entscheidung – effiziente, sichere und transparente Prozesse stiften für das ganze Unternehmen zahlreiche Mehrwerte. Das wissen Sie und viele Treasurer auch. Doch wie können Sie Ihren CFO, Ihr ganzes Unternehmen von den Vorteilen eines voll integrierten Systems überzeugen? Wie können Sie einen erfolgreichen TMS Business Plan aufstellen? Welche Details sollten Sie berücksichtigen? Im Folgenden geben wir einige Tipps, wie Sie mit Ihrem TMS Business Case Ihr Ziel erreichen.

Hürden und Helfer:
Wie Sie die Stakeholder zu Kämpfern für Ihr TMS machen

Ein vollständig integriertes TMS wirkt auf die gesamte Unternehmensorganisation, daher ist es ratsam, alle internen Stakeholder mit ins Boot zu holen und diese zu Kämpfern für die eigene Sache zu machen: Ihre eigene Finanzabteilung, die IT, die Buchhaltung, das Management, ggf. Produktion und Vertrieb.

Ein vollständig integriertes TMS wirkt allerdings auch nach außen: Auditoren, Banken, Lieferanten, Kunden, Investoren. Innen wie außen: Nutzen Sie die Stakeholder, um Informationen zu gewinnen. Sie erfahren dabei nicht nur, wo das TMS Prozesse effizienter und sicherer gestalten und Mehrwehrt auch für andere Abteilungen schaffen kann. Sie bekommen auch ein Gespür für das jeweilige besondere Vokabular bzw. die Fettnäpfchen, die Sie in Ihrem Business Case dann ganz einfach vermeiden können.

Ihre Mehrwerte:
Sicherheit, Effizienz, Genauigkeit, Kontrolle und vieles mehr

Ein TMS hat Auswirklungen auf die operativen Prozesse, wie Bankanbindung, Reporting und Zahlungsverkehr, allerdings auch auf die strategischen Potenziale, wie beispielsweise Cash PoolingZins- und Währungsmanagement oder den Intercompany-Handel. Je nachdem, welcher Mehrwert für Ihr Unternehmen von größerer Bedeutung ist, können Sie hier die Vorteile auflisten.

Grundsätzlich wird ein TMS immer folgende Mehrwerte schaffen:

 

Abhängig davon, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist – ob es beispielsweise global aktiv ist, viel Intercompany-Handel betreibt, die Bankenlandschaft komplex zusammengestellt ist oder das Thema Währungen eine herausragende Rolle spielt – ist auch das Vorgehen bei der Einführung eines TMS und beim Aufsetzen des TMS Business Case unterschiedlich. Hier können Sie die für Ihr Unternehmen wichtigen Themen entsprechend priorisieren und Kosten und Nutzen für Ihr Unternehmen genau kalkulieren.

Start:
Analyse der Ist-Situation: Wo stehen Sie jetzt?

Sie allein wissen, wie essentiell Ihre Arbeit für das gesamte Unternehmen ist. Legen Sie also dar, welchen Stellenwert die Finanzabteilung in Ihrem Unternehmen aktuell einnimmt und – bei der anschließenden Zielformulierung – im Kontrast dazu, welche Rolle es spielen könnte. Fragen Sie also: Ist Ihre Finanzabteilung von der Buchhaltung und dem Controlling getrieben oder spielt sie bereits eine strategische Rolle bei der Ausrichtung oder Beratung anderer Abteilungen?

Denn Ihre eigene Abteilung weiß viel und kann dieses Wissen mehrwertig auch für andere einsetzen. Sie kann wertvolle Leistungen erbringen, beispielsweise innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette des Unternehmens vom Einkauf bis hin zum Forderungsmanagement. Die Finanzabteilung kann wesentliche Informationen liefern, was sinnvolle Firmenzukäufe oder überlegenswerte Abspaltungen angeht.

Im Augenblick aber sind Ihnen die Hände gebunden, denn Ihr Team steckt noch in der Falle manueller Datenerfassung und -bearbeitung.

Halten Sie genau fest, wie viele Personen wie viel Zeit für die verschiedenen nur operativen Prozesse aufwenden: angefangen vom Sammeln der Daten für das Cash Management über den Zahlungsverkehr bis hin zum Risikomanagement. Denn eine beliebte Selbsttäuschung ist das Ausblenden des Zeitaufwands und der Prozessrisiken in diesem Bereich. Die Beschäftigten arbeiten meist schon viele Jahre im Unternehmen, die manuellen Prozesse sind eingefahren – ja, manches Unternehmen scheut gerade deshalb die Veränderung. Aber abgesehen davon, dass es sehr teuer ist, Menschen dafür zu bezahlen, was Technologie sehr viel schneller liefern kann, leistet die Technologie gerade hier auch wesentlich bessere Dienste. Manuelle Prozesse sind fehleranfällig, ein Zahlendreher genügt, um langwierige – und damit ebenfalls teure – Fehlersuchen auszulösen. Mit der gesteigerten Effizienz schaffen Sie auch die Voraussetzung dafür, den steigenden Anforderungen im Treasury gerecht zu werden sowie als Unternehmen selbst zu wachsen, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.

Warum sollten Sie hier so viel Arbeit in die Analyse der Schwachstellen legen? Weil diese genau das Gegenbild von Ihrem Zukunfts-Szenario zeichnet. Untersuchen Sie also auch die Qualität der Daten in Bezug auf ihre Aussagekraft und Verlässlichkeit. Was können Sie von Daten ableiten, die nicht in Echtzeit vorliegen? Welche Prognose wollen Sie erstellen, wenn Sie sich nicht einmal auf die mühevoll gesammelten Zahlen verlassen können? Machen Sie ruhig deutlich, dass all Ihre Arbeit, die Sie in Planungen oder Reports stecken, eigentlich wertlos ist, da es an der Grundlage – der Datenqualität – bereits hapert.

Seien Sie nicht zimperlich und legen Sie den Finger ruhig in die beiden offenen Wunden, die in Unternehmen ohne vollständig integriertes TMS klaffen: Die Prozesse in der Finanzabteilung laufen überwiegend manuell und daher fehleranfällig ab und können daher strategisch kaum sinnvoll für das Unternehmen wirken.

Ziel:
Das können Sie erreichen: die Zukunft Ihres Unternehmens strategisch gestalten

Wie strahlend sieht dagegen die Zukunft Ihres Unternehmens aus, sobald es auf die Unterstützung eines TMS bauen kann: valide Echtzeit-Daten, effizientes Straight-Through-Processing, transparente und sichere Prozesse, aussagekräftiges Reporting auf Knopfdruck, genügend Zeit und eine solide Datenbasis für strategische Finanzoperationen!

Blicken wir kurz auf die Qualität und Verfügbarkeit der Daten: In einem vollständig integrierten und webbasierten TMS werden die Daten nur ein einziges Mal eingegeben, häufig auch automatisiert über Schnittstellen zu anderen Abteilungen, beispielsweise HR. Einmal im System vorhanden, können diese Daten von allen berechtigten Nutzern verwendet werden, sei es, um einen Liquiditätsplan zu erstellen, sei es, um eine Zahlung auszuführen, sei es um einen Report zu erstellen, sei es, um eine Effizienz-Analyse von Einheiten zu erstellen, sei es, um einen Expansionsplan zu kalkulieren und und und.

Das TMS liefert die Basis und die Voraussetzung für mehrwertschöpfende Treasury-Operationen, wie beispielsweise die Verrechnung konzerninterner Forderungen durch Netting. Ebenso kann es als Plattform für den gruppenweiten Zahlungsverkehr dienen, mit der sämtliche Zahlungen sicher und mit einem im System hinterlegten Rechte-System autorisiert und abgewickelt werden. Statt lästigem Einsammeln von Kontoauszügen oder langwierigem Schriftverkehr mit Banken beim Thema Unterschriftenbestätigung übernimmt im TMS die Technologie diese Aufgaben und erledigt sie sicher, präzise und schnell. Sie wiederum können dann Ihre Zeit nutzen, um die Möglichkeiten, die Ihnen das TMS und die in Echtzeit verfügbaren Daten liefern, vollständig auszuschöpfen.

Jetzt können Sie wirklich die eigentliche Arbeit in Ihrer Abteilung beginnen, jetzt kann Ihr Wissen und Ihre Expertise messbare Mehrwerte für das Unternehmen schaffen, angefangen von der Kostenseite der Finance Supply-Chain über die Risikosteuerung und Betrugsabwehr bis hin zur tatsächlichen strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens, was Investitionen, möglicherweise die Gestaltung der Dienstleistungen oder Produkte Ihres Unternehmen oder die Expansion in neue Märkte angeht. Denn jetzt sehen Sie, was wirklich in Ihrem Unternehmen läuft, welche Gesellschaft Überschüsse erwirtschaftet und wo Unterstützungsbedarf besteht. So können Sie den CFO Ihres Unternehmens zum „Chief Future Officer“ machen.

Wann starten Sie?

In diesem Beitrag haben wir Ihnen zahlreiche Argumente und Tipps zum Aufbau Ihres Business Case gegeben. Sehr gerne stehen wir Ihnen für Rückfragen auch persönlich zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an welcome@bellin.com.
Im zweiten Teil erwartet Sie eine ganze Reihe an erfolgreichen Beispielen aus der Praxis, die Sie gerne auch für Ihren Business Case verwenden dürfen. Bleiben Sie dran, abonnieren Sie einfach unseren Blog.

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