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Treasury auf dem Weg

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„Ich komme ursprünglich aus dem Accounting mit Wirtschaftsprüfung und Steuern. Im Treasury kann ich aber die Dinge beeinflussen und aktiv ändern und muss nicht immer nur reagieren und festhalten, was bereits geschehen ist. Im Treasury ist alles anders. Hier hat man wirklich die Möglichkeit, Dinge zu verbessern und Probleme zu lösen.“
Malcolm Grant | Chief of Treasury, IOM
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Über IOM:

IOM ist die weltweit führende Organisation, die sich der Thematik Migration in all ihrer Vielfältigkeit und Komplexität widmet. Seit der Gründung im Jahr 1951 arbeitet IOM eng mit verschiedenen Partnern – Regierungen, zwischenstaatlichen und internationalen Organisationen sowie Nichtregierungsorganisationen – zusammen. Sie wirbt für internationale Kooperation in Migrationsangelegenheiten, fördert die Suche nach pragmatischen Lösungsansätzen bei Problemen und setzt sich für Migranten in Not ein, indem sie ihnen humanitäre Hilfe zukommen lässt. Mit Operationen in über 165 Mitgliedsstaaten, 401 IOM Büros, sogenannten „Missions“ und weltweit mehr als 9.000 Mitarbeitern weist die Organisation eine ganz beachtliche Komplexität auf – die sich auch ganz besonders im Treasury widerspiegelt.

In vielen Unternehmen hilft ein Blick auf das Grundgeschäft beim Verständnis, welche Herausforderungen sich für das Treasury ergeben. Meist stehen bestimmte Umsätze bestimmten Kosten gegenüber, und solche häufig in den meisten konventionellen Unternehmen vergleichbare Faktoren treiben auch das Treasury. Bei IOM kann man jedoch nicht einfach Cash betrachten und klassische Unternehmensparameter prüfen – die Organisation und ihr Treasury sind dafür zu besonders. Das Grundgeschäft – wenn man es überhaupt als „Geschäft“ bezeichnen darf – ist auf dem Leid derer begründet, die ihre angestammte Heimat aus der Not heraus verlassen oder die nach Jahren der Auswanderung wieder zurückkehren.

„Wir sind eine humanitäre Organisation – bald auch ein Teil der Familie Vereinte Nationen – und wir setzen uns für die Steuerung und Kontrolle von Migration ein“, erklärt Malcolm Grant, Chief of Treasury. „Unsere Arbeit besteht allerdings nicht nur darin, Menschen von A nach B zu bringen, oder von B nach A, wenn sie vertrieben wurden. Es gehört viel mehr dazu. Wir bieten viele Programme im Zusammenhang mit Gesundheit und Migration an, haben Themen rund um Arbeitsmigration, Rückführung, internationale Arbeits-gesetzgebung und eine ganze Reihe weiterer Unterstützungsangebote auf der Agenda, um die Konsequenzen von Migration zu meistern.“

Beide Ströme – sowohl Aus- als auch Wiedereinwanderung – sind in den vergangenen Jahren stark angestiegen, so dass sich die Organisation mit Headquarter in Genf und den Büros bzw. Missions vor Ort in den vergangenen zehn Jahren von ihrem Volumen fast verzehnfacht hat. Die vielfältigen Aktivitäten der Hilfsorganisation und vor allem das immense Spektrum an Krisenherden, in denen die Arbeit von IOM dringend benötigt wird, prägen das Treasury für Malcolm Grant und sein Team:

„Unsere Organisation arbeitet in sehr vielen verschiedenen Ländern, insgesamt über 160. Die Missions vor Ort verlassen sich auf ausreichende Mittel, die immer rechtzeitig verfügbar sein müssen. Sie setzen auf unsere Unterstützung. Ein ganz relevanter Faktor ist die Tatsache, dass wir uns mit Abläufen in sehr schwierigen Ländern beschäftigen. Heute Morgen hatte ich beispielsweise einen Vorfall in Libyen, aber ich könnte genauso gut Sudan, Burundi oder eine Reihe anderer Länder nennen. Es ist unsere Aufgabe und unsere Herausforderung, die Missions am Laufen zu halten – gerade was Cash und Liquidität angeht, aber auch im Hinblick auf Risikomanagement – beispielsweise mit Blick auf das Devisen-Exposure, denn wir arbeiten weltweit mit über 100 Währungen. Sicher, Cash- und Liquiditätsmanagement per se sind für alle Organisationen ein Thema, aber bei IOM doch in einer ganz besonders ausgeprägten Form.“

Die Ausgaben für gezielte humanitäre Projekte – im Jahre 2016 etwa in Höhe von USD 2 Mrd. – werden durch auftragsbezogene, konkret projizierte Spendengelder gedeckt. Oft sind die Budgets knapp und decken lediglich die Kosten für ein bestimmtes Projekt. Betrachtet man beispielsweise die Syrienkrise mit all ihren schrecklichen Nebenerscheinungen, kann man die Arbeitsweise von IOM gut nachvollziehen. Kanada entscheidet sich, eine nennenswerte Anzahl von Flüchtlingen aus dieser Region aufzunehmen und beauftragt IOM mit der Umsetzung. Das beginnt mit der Auswahl der Migranten, geht über die Logistik und reicht bis zur Integrationsbegleitung in dem Zielland Kanada. IOM übernimmt die komplette „Leistungskette“, plant dafür ein Budget, das vom Auftraggeber, in unserem Falle von Kanada, abgesegnet werden muss, da das Land auch die Kosten dafür übernehmen und den Betrag an IOM überweisen wird. Wenn die Mittel eingetroffen sind, startet das Projekt und die Missions vor Ort nehmen ihre Arbeit auf. Projekte sind entsprechend vorfinanziert – genaue Budgetierung und eine exakte Abschätzung des Aufwands sind also erforderlich.

„Wir haben für jedes Projekt einen Geschäftsplan mit bestimmten Projektleistungen und Kosten. Dieser Plan wird dem Mittel-Geber vorgelegt bzw. mit ihm verhandelt. Wenn der Geldgeber mit dem Geschäftsplan für das Projekt zufrieden ist, werden die Finanzmittel an uns überweisen. In 98% aller Projekte werden wir also im Voraus bezahlt. Wir können daher immer fünf bis sechs Monate vorher unser Cash planen und uns normalerweise auf diese Zahl verlassen.“

Einige der traditionellen Fragestellungen liegen dem Treasury von IOM ganz besonders am Herzen – andere haben dagegen nur eine geringe Priorität, z.B. Liquiditätsplanung und Forecasting. Die Liquiditätsplanung bei IOM gestaltet sich überschaubar aufgrund der Tatsache, dass die Projekte vorfinanziert werden. Außerdem sind Fragestellungen der Finanzierung nie über Banken zu regeln, sondern meist über diese Art der Projektfinanzierung. Obwohl IOM durch die Vorauszahlungen der Auftraggeber substanziell cash long ist und einen nicht unerheblichen „Berg von Geld“ immer wieder sammelt, bevor die Mittel in die eigentlichen Projekte fließen, spielen Zinseinnahmen respektive bei negativem Zinsniveau auch Zinsausgaben, im Rahmen des Gesamtvolumens keine relevante Rolle.

Was das Treasury umtreibt, sind vor allem Devisenthemen und die damit verbundenen Devisenrisiken. Am Beispiel der von Kanada aufgenommenen syrischen Flüchtlinge kann das Thema besonders gut aufgezeigt werden: Während Kanada das Projekt in CAD finanziert und in dieser Währung budgetiert, fallen einige Kosten, etwa für Flüge, in CHF und andere Kosten, wie für den Transport bis zum Flughafen, in EUR an. Verschiedene Währungen sind involviert, und diese Kette lässt sich in beliebigen Konstellationen weiterdenken.

Ein anderes Beispiel: Wenn die Regierung im Irak Wahlen abhalten will und feststellt, dass ein wesentlicher Teil der Wähler gar nicht im Irak, sondern im Exil lebt, wird IOM beauftragt, den Expatriots die Wahl zu ermöglichen und für eine ordnungsgemäße Abwicklung der Wahlen zu sorgen, und zwar an all den Orten, in denen eine nennenswerte Anzahl irakischer Bürger lebt. In solch einem Fall spielen dann noch ganz andere Währungen als nur CHF, EUR und CAD eine Rolle. Angesichts der Vielfalt der Projekte lässt sich nachvollziehen, warum diese Aufgabe das Treasury fordert:

„Eine unserer größten Heraus-forderungen ist das Risikomanagement, sei es FX Exposure, Länderrisiken, Kontrahentenrisiken, operative Risiken, interne Risiken etc. Dies ist ein sehr breit gefasster Bereich, da wir in mehr als 160 Ländern mit Menschen zusammenarbeiten, deren Hintergründe oft sehr unterschiedlich sind und die mehr oder weniger Unterstützung benötigen. Unsere Zentrale ist sehr klein, aber wir sind weit verteilt. Die Überwachung von Risiken und die Unterstützung in all diesen Ländern sind komplexe Aufgabenfelder für uns. Wir haben ca. 2.500 bis 3.000 Projekte, und für jedes Projekt gibt es ein individuelles Budget in einer bestimmten Währung. Die zu sichernde Referenzwährung ist immer die Währung des Projektes – sehr unübersichtlich. Hedging ist eine riesige Herausforderung und beginnt schon bei der Bestimmung der Basiswährung zur Identifizierung von FX-Risiken.“

Das Spektrum von Währungen ist sehr breit. Projekte werden in einer bestimmten Basiswährung durch den Auftraggeber determiniert und budgetiert, und das können viele verschiedene sein. Ein Überblick über alle Devisen und das FX Exposure ist bereits ein Thema für sich.

„Der Jahresabschluss von IOM wird in USD erstellt, aber die Berichterstattung an die jeweiligen Geldgeber erfolgt in der von ihnen gewählten Währung. Eine große Anzahl an Projekten läuft in USD, aber ein großer Teil auch in anderen Währungen, z.B. CHF oder EUR. Unser FX Exposure ist auf mehr als eine Referenzwährung verteilt – und das müssen wir alles im Blick behalten. Denn unser Job ist es, dafür zu sorgen, dass unsere Missions in den weltweiten Hotspots nicht unter Währungsschwankungen leiden müssen“, erklärt Malcolm Grant.

Das Konvertierungsrisiko und die damit einhergehenden Kosten stehen für IOM im Vordergrund. Ganz klar sind Währungen wie CHF, USD, GBP, EUR, die skandinavischen Währungen, CAD und AUD, immer wichtig und im Auge zu behalten, doch vom Grundansatz her möchte das Treasury noch mehr leisten. Das Team um Malcolm Grant hat es zum Ziel, sowohl innerhalb als auch über alle Projekte hinweg die Vorteile des heterogenen FX Exposures einerseits und des Devisenbedarfs andererseits zu nutzen. Das Treasury agiert dabei als Inhouse-Bank und versucht, wann immer es möglich ist, auf ein Natural Hedging zu setzen.

„Die Projektmanager sind dafür verantwortlich, einzuschätzen, inwieweit ein Fremdwährungsrisiko für ihr spezielles Projekt eine Rolle spielt, z.B. wie beschaffte Währungen sich auf die Referenzwährung des Projektes auswirken werden. Über alle Projekte hinweg sorgen wir dann für einen Überblick über alle relevanten Währungen und Risiken. Es ist absolut essenziell, einen Überblick über die Nettobestände zu bekommen. Ich bin dafür verantwortlich, diese Aufstellung zu bewerten und entsprechend weltweit zu netten. Wie können wir ein Natural Hedging durchführen, haben wir dadurch eine ausreichende Absicherung und auch ein Gleichgewicht an Währungen?“

Es ist ein äußerst komplexes Unter-fangen, bei dem die Zuarbeit der Missions erforderlich ist. Daran arbeitet das Treasury zurzeit und sieht hier auch noch ein enormes Potenzial. Viele Transaktionen sind bereits zentralisiert worden, was zu erheblichen Ersparnissen geführt hat. Einiges wird die Zentrale jedoch nie alleine bewältigen können: Lokales Know-how und eine möglichst schnelle Konvertierung vor Ort sind im schwierigen und besonderen Geschäft, bei dem auch häufig ein kurzfristiger Bargeldbedarf besteht, wichtige Faktoren. Eine Einbindung der Missions ist daher unerlässlich, und die Dezentralisierung bestimmter Prozesse und Aufgaben hilft mittelfristig auch bei der Verteilung der Arbeitslast. Um dieses Ziel zu erreichen, ist noch viel Aufklärungsarbeit nötig, und IOM als Organisation insgesamt wird sicherlich in dieser Hinsicht noch eine steile Lernkurve verzeichnen können.

„Wir haben eine Art ‚Parallelstruktur‘ im Treasury. Auf der einen Seite haben wir eine sehr dezentrale Vorgehensweise, bei Zahlungen an Lieferanten und Gehältern – diese erfolgen auf Ebene der Missions. Gleichzeitig sind wir aber auch zentral aufgestellt, was die Gesamtstrukturen für das Cash Management angeht. Das soll sich in Zukunft ändern, und wir müssen uns auf beiden Seiten noch mehr um regionale Lösungen bemühen. Wir brauchen beispielsweise Zahlungsverkehrszentren, Payment Factorys vor Ort, um effizienter zu werden und um mit weniger Banken zusammenarbeiten zu müssen. Und hier tut sich auch schon einiges: Wir haben Shared Service Centers in Manila auf den Philippinen und in Panama, die immer mehr Aufgaben übernehmen. So sorgen wir für eine Kontrollinstanz auf regionaler Ebene und ein ausgewogeneres Verhältnis zwischen zentralisierten und dezentralisierten Bereichen.“

Aus dem siebenköpfigen Treasury Team von IOM arbeiten drei Mitarbeiter vor Ort im Shared Service Center in Manila und unterstützen die Missions mit ausgewählten Dienstleistungen, insbesondere in Fragestellungen rund um den Zahlungsverkehr und die Zahlungsverkehrsabwicklung.

„Da wir in 160 Ländern aktiv sind, müssen wir dort auch Bankkonten unterhalten. Nehmen wir an, wir haben ein Projekt in der Ukraine. Die Mission muss eine Zahlung in Pfund tätigen, besitzt aber kein Sterling-Konto. Wir möchten uns das Geld für eine Auslandsüberweisung sparen. Da wir ein Konto in Pfund haben, führen wir also die Zahlung im Auftrag durch.“

Das von Malcolm Grant geschilderte Szenario macht gleich zwei Beson-derheiten deutlich: Zum einen zeigt es, dass IOM als Organisation einen Sonderstatus hat, der mit den sonst üblichen Rechtseinheiten in Unternehmen nicht verwechselt werden darf. Würde in einem Unternehmen die Gesellschaft in der Ukraine die Schwester in Manila bitten, Payments on Behalf of auszuführen, wären rechtliche Fragen im Rahmen des Devisenverkehrs in der Ukraine das vorherrschende Thema. Selbst wenn dieses gelöst werden könnte, müsste die Gesellschaft in Manila dann eine Forderung auf einem Intercompany-Konto gegenüber der Ukraine verbuchen. Nicht so bei IOM: Durch den Sonderstatus gilt die internationale Organisation als eine einzige Legal Entity, so dass devisenrechtliche Fragen in der Ukraine irrelevant sind. Außerdem unterhält sie als eine Einheit die Missions in verschiedenen Ländern, und daher gibt es auch keine internen Forderungen und Verbindlichkeiten.

Zum anderen erkennt man auch, dass IOM ein einheitliches banken- unabhängiges Zahlungsverkehrs-systems etabliert hat, das nicht nur in Genf den Zahlungsverkehr und sich darum rankende Prozesse optimiert hat, sondern auch in Manila zur Erfassung und Abwicklung der Zahlungsaufträge dient. Das Team arbeitet konstruktiv und transparent auf verschiedenen Kontinenten mit einer gemeinsamen Plattform.

„IOM möchte noch viel stärker auf eine bedarfsorientierte Verteilung von Geldern an unsere Missions hinarbeiten. In der Vergangenheit haben wir immer einen Monat im Voraus Geld geschickt. Dieses Geld liegt dann auf den Konten herum und stellt unter Umständen sogar ein Risiko dar, je nachdem, wo es liegt, bei wem und in welchem Land. Dank verbesserter Transparenz und dank unserer Cash Pools können wir nun den Konten der Missions zielgerichteter und häufiger Gelder zuführen. So reduzieren wir die Summen, die unbeobachtet auf Konten in aller Welt herumliegen.“

Konten gibt es wortwörtlich „in aller Welt“: Die etwa 160 Missions unterhalten bei ca. 150 Banken etwa 600 Konten. Die Anzahl der Banken, mit denen IOM zusammenarbeitet, weiter zu reduzieren ist ein wichtiges Projekt, das jedoch nicht leicht umzusetzen ist. Um einen Geldtransfer beispielsweise in den Iran oder den Süd-Sudan durchzuführen, braucht man entweder spezielle Institute, die solche Transaktionen aufgrund der Einschränkungen von Sanktionslisten überhaupt durchführen können und dürfen. Gegebenenfalls muss auf andere lizenzierte Finanzdienstleister zurückgegriffen werden. Hat man die Funds am Ende des Tages tatsächlich in das Land transferiert, muss die Bank dort auch in der Lage sein, das Geld sicher zu verwahren, so dass es wirklich beim Empfänger eintrifft und den Hilfsprojekten zugute kommt. Gelegentlich gibt es für Projekte auch gleich eine OFAC-Lizenz, also eine direkte Genehmigung des Transfers von Geldern über sonst streng sanktionierte Wege. Meist ist es aber das Treasury, das sich Wege suchen muss, wie das Geld zu seinem Bestimmungsort gelangen kann. Der Diplomatenstatus der Einrichtungen vor Ort hilft häufig weiter. Gerade kürzlich ordnete ein Richter in einer Region im Zusammenhang mit einem Vorfall im Straßenverkehr an, sämtliche Konten dort einzufrieren. Zum Glück gelang es Malcolm Grant und seinem Team, die Banken vor Ort davon zu überzeugen, die richterliche Anordnung einseitig zu ignorieren und sich auf die oben erwähnten diplomatischen Privilegien bzw. Immunität von IOM zu beziehen (zumindest bis zum Erhalt einer schriftlichen Bestätigung dieser Rechte durch das Außenministerium des Landes, was ein sehr langwieriger Prozess war). Auf die Konten, auf denen mehrere Millionen USD deponiert waren, konnte weiterhin zugegriffen werden. All das war gewiss keine klassische Treasury-Aufgabe.

Ganz klassisch dagegen ist IOM mit der Rationalisierung des Zahlungs-verkehrs befasst:

„Wir arbeiten gerade mit Hochdruck am SWIFT-Projekt: Seit einigen Wochen können wir den Zahlungsverkehr abwickeln, und das ist ein sehr wichtiger Schritt. Über SWIFT sammeln wir auch MT940s und Kontoauszüge. So ist unsere Disposition sehr transparent, und wir können sehen, ob sich Bestände an „seltsamen“ Orten oder in „seltsamen“ Währungen ansammeln. Wenn wir irgendwo sofort eingreifen müssen, dann wissen wir es jetzt, und nicht erst Wochen später, wenn die Buchhaltung auch soweit ist.“

Das Team ist stolz darauf, dass nach der Einrichtung des SWIFT-Codes inzwischen weltweit die elektronischen Kontoauszüge für ca. 60-70% des Geldvolumens automatisiert in Genf verarbeitet werden können, und dass diese Zahl bis zum Ende des Jahres 2016 auf über 95% steigen wird. Dabei handelt es sich um etwa 50% aller bestehenden Konten. Eine Vielzahl von lokalen kleinen Konten, die gerade bei der Bargeldversorgung eine Rolle spielen, wird dort aufgrund des unverhältnismäßigen Aufwands und der fehlenden Relevanz nicht berücksichtigt.

Nicht selten stößt das Treasury bei der Umsetzung auf Unerwartetes: In Afrika haben in den letzten Jahren immer mehr Menschen eine eWallet auf dem Handy, aber im Vergleich zu Industrieländern besitzen viel weniger ein Bankkonto. Die Textverarbeitung auf dem PC dient in einer der westeuropäischen Missions tatsächlich noch dazu, um Überweisungen manuell zu erstellen und diese anschließend „Straight Through“ mit zwei Unterschriften persönlich zur Bank zu tragen. Beides gilt es, im Zahlungsverkehr zu berücksichtigen und mit Blick auf die Gesamtheit der Struktur zu integrieren. Das Ziel, durch gute Zusammenarbeit sichtbar zu machen, wo welche Mittel und Gelder verfügbar sind, steht an oberster Stelle. Dass IOM über die gesamte Organisation effektiver zusammenarbeiten kann, nicht nur im Zahlungsverkehr, sondern auch im Hinblick auf den Austausch ganz verschiedener Daten, schreibt Malcolm Grant auch der Systemunterstützung zu. Sein Wunsch, eine bessere Kontrolle, klarere Regeln und eindeutige Vorgaben für die gesamte Organisation umzusetzen, setzt Transparenz voraus:

„Ohne ein Treasury Management System hätten wir keine Möglichkeit, unsere ganzen Daten zusammenzutragen. Zahlungen wurden früher über viele verschiedene Plattformen abgewickelt. Das können wir nun alles auf einer einzigen Zahlungsverkehrsplattform konsolidieren, zentral in Genf. Und diese Daten wiederum nutzen wir für die Liquiditätsplanung und führen sie mit Investitionsdaten zusammen, um so einen wirklich guten Gesamtüberblick zu bekommen. Wir haben damit eine sehr effektive Ausgangsbasis für eine erfolgreiche Steuerung von Liquidität und Investitionen. Das macht unser Leben einfacher.“

Die Eröffnung von Bankkonten, die Abwicklung von Devisengeschäften oder auch der Transfer von Mitteln – ob Überweisung oder der physische Transport z.B. zum nächsten Flughafen, unterliegt künftig einem genauen Risiko-Assessment. Das Treasury möchte alle Risiken erfassen und nach Relevanz und Eintrittswahrscheinlichkeit strukturieren, um daraus Guidelines und Trainingsmaterial zu erstellen. Gerade die verantwortlichen Mitarbeiter vor Ort sollen sich über e-Learning-Technologien mit den Regularien beschäftigen, um so Missbrauch und Betrug zu vermeiden und Abläufe sicherer und effizienter zu gestalten. All das ersetzt aber in keiner Weise eine klare und äußerst respektvolle Kommunikation mit den Missions. Kulturelle Eigenheiten und Hintergründe sind dabei ebenso zu berücksichtigen, wie die Philosophie der Organisation, in der es um ein Miteinander geht – und nicht etwa um Anweisung von Oben. Ein Prozess, der mitunter mühsam und zeitintensiv sein kann, sich am Ende aber immer auszahlt und dafür sorgt, dass alle Beteiligten in Genf, Manila oder Afrika am selben Strang ziehen.

IOM wird künftig als Organisationseinheit der UN registriert werden, was wiederum die Aufgabenfelder und Verantwortungen des Treasury betreffen wird. Die Krisen der Welt erfordern ein immer weitergehendes Engagement und lassen die Organisation vom Volumen her wachsen. Gleichzeitig sind Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in dem sich stets verändernden Umfeld jeden Tag gefragt. Das macht die Arbeit so spannend für Malcolm Grant.

IOM dient denen, die auf dem Weg sind. Für das Treasury bedeutet dies, sich unter schwierigen Umständen jeden Tag neu die Frage zu stellen, wie Geld effizienter transportiert, Zahlungen günstiger abgewickelt und Konvertierungskosten reduziert werden können, damit die gesamte Organisation möglichst viele Ressourcen immer genau an der Stelle zur Verfügung hat, wo sie gebraucht werden. Insofern gleicht das Treasury dem Kosmos von IOM, nach innen wie auch nach außen: IOMs Treasury ist auf dem Weg.

ICRC ist als gemeinnützige Organisation, die humanitäre und soziale Ziele verfolgt, Teil des BELLIN „We Love Treasury – and We Love to Help“ Programms und wird mit einer kostenfreien Lizenz für die Software tm5 unterstützt.

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