Emsland Group

Sicherheit mit System

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Sicherheit mit System

Die Emsland Group ist ein international agierendes mittelständisches Unternehmen, das auf Basis pflanzlicher Rohstoffe innovative Produkte für die weiterverarbeitende Industrie herstellt. In Deutschland ist Emsland größter Kartoffelstärkeproduzent und Marktführer für Flocken, Granulate und Spezialitäten. In 7 Werken verarbeitet die Gruppe rund 2 Mio. Tonnen Kartoffeln und Erbsen und vertreibt das Angebot in mehr als 120 Ländern weltweit. Rund 1.250 Mitarbeiter erwirtschafteten im Geschäftsjahr 2016/17 ca. EUR 600 Mio. Umsatz.

Die Herausforderung

Das Treasury der Emsland Group – mit zunächst einer Person im Jahre 2015 geschaffen – war historisch geprägt von dezentralen Prozessen, einer Vielzahl von manuellen Vorgängen und System- und Medienbrüchen. Die steigenden Abstimmungs- und Kontrollvorgänge haben die Komplexität im Arbeitsalltag ständig erhöht, mit latenter Gefahr von Informations- und Sicherheitslücken. Mit der Einführung eines Treasury Management Systems wollte das Treasury den Aufwand reduzieren sowie sichere Prozesse und absolute Transparenz schaffen.

 

Die Lösung

Für Treasurer Alexander-Friedrich Reich, gestartet im Jahr 2017, war es wichtig, „Herr über die eigenen Daten“ zu werden, klare Strukturen zu etablieren, wiederkehrende Prozesse möglichst zu automatisieren, um die Sicherheit zu erhöhen und Zeit für die wesentlichen Fragen im Treasury zu erhalten. Bei der Ausschreibung für das TMS konzentrierte sich Emsland Group deshalb auf eine klare Aufgabendefinition und formulierte im Business Case vier Ziele: Das System sollte erstens alle finanziellen Risiken (Cash, FX, Zinsen) erfassen, überwachen und steuerbar machen, zweitens Transparenz über sämtliches Cash im Konzern schaffen, drittens Prozesssicherheit in Bezug auf die Erfassung von Geschäftsdaten etablieren sowie viertens den gruppenweiten Zahlungsverkehr effizient und sicher abwickeln. Die Lösung gefunden hat Emsland Group mit dem Treasury Management System tm5, das dem Unternehmen auch als multibankfähige Zahlungsverkehrsplattform gruppenweit dient.

Um das erste Ziel – die Steuerung aller Risiken – zu erreichen, erfasst Emsland Group alle Daten im System. Den Überblick über die Liquidität erhält das Treasury über die zentrale Bestandsführung sämtlicher Bankkonten. Weil täglich die elektronischen Kontoauszüge automatisch verarbeitet werden, herrscht vollständige Transparenz über sämtliche Kontosalden und -bewegungen. Darüber hinaus werden alle Darlehen, Leasings, FX-Geschäfte und Swaps zentral im System erfasst sowie die Zinsen für Darlehen und Swaps automatisch berechnet und abgegrenzt.

Das zweite Ziel – Transparenz über sämtliche Cash-Positionen im Konzern – schafft tm5 auf Knopfdruck: Weil alle Daten auf einer Plattform erfasst sind und auch der gesamte globale Zahlungsverkehr der Gruppe über das System abgewickelt wird, wissen die Zentrale wie die Tochtergesellschaften jederzeit Bescheid, wie es um die Liquidität des gesamten Unternehmens oder einer einzelnen Gesellschaft steht und in welchem Status sich eine Zahlung befindet.

Prozesssicherheit in Bezug auf die Erfassung von Geschäftsdaten schafft Emsland Group mit dem in tm5 hinterlegten, revisionssicheren Benutzerrechte- und Rollenkonzept sowie durch stetige Prozessautomatisierung . Das Rechtekonzept in tm5 basiert auf dem 4-Augen-Prinzip und regelt, wer Stammdaten anlegen, wer Geschäfte erfassen, wer diese abwickeln und wer Zahlungen einstellen bzw. autorisieren darf. Die automatisierte Verwaltung und vollständige Integration von Prozessen sowie das systemseitig aufgesetzte Mehraugenprinzip vermeiden Fehler und fördern die Sicherheit bzw. verhindern potenzielle Betrugsfälle (Stichwort CFO-/CEO-Fraud).

In Bezug auf die Effizienz von Prozessen wurde im Bereich des Derivatehandels ein kleines „Schmankerl“ umgesetzt, indem die Handelsplattform 360T direkt an tm5 angebunden wurde. Sämtliche dort abgeschlossenen Geschäfte werden automatisch im System erfasst und die elektronische Gegenbestätigung erfolgt auf Knopfdruck taggleich im System. „Die Automatisierung dieses Vorganges wäre auch noch möglich, uns macht es derzeit aber Freude, die enorme Prozesserleichterung zu erleben, außerdem passt dieser Knopfdruck ganz gut in unser Daily Business“, ergänzt Alexander-Friedrich Reich. Insgesamt wurden manuelle und damit auch fehler- sowie betrugsanfällige Tätigkeiten systemseitig so weit wie möglich reduziert.

Emsland Group ist das Thema Sicherheit im Zahlungsverkehr, das vierte große Ziel bei der System-Implementierung, konsequent angegangen und nutzt tm5 nicht nur als Treasury Management System, sondern gleichzeitig auch als zentrale, gruppenweite Plattform für den globalen Zahlungsverkehr. Emsland Group initialisierte 11 Banken über EBICS. Bereits an Tag eins konnte das zentrale Treasury live eine IC-Zahlung der US-Tochter von ihrem US-Dollar-Konto über MT101 leisten, die zuvor über ein lokales Online-Banking –Tool, verbunden mit hohen Transaktionskosten, ausgeführt wurde. Nur wenige Wochen später konnte Emsland Group die Online-Banking Tools der Hauptgesellschaften ablösen und den Zahlungsverkehr geschlossen über tm5 abwickeln. Heute läuft der gesamte Zahlungsverkehrsprozess der Emsland Group überwiegend automatisiert: Aus den ERP-Systemen werden über Schnittstellen Zahlungsdateien an tm5 übertragen. Zahlungen von Bankkonten, die nicht über EBICS angebunden sind, werden über die angebundenen Banken im Format MT101 ausgeführt, die entsprechenden Kontoauszüge im Format MT940 direkt im System bereitgestellt. In dem geschlossenen Zahlungsverkehrskreislauf unterstützt der BPA (BELLIN Process Automation) Service, der als „dritter Mann“ im Treasury-Team von Emsland die wiederkehrenden Aktionen zeitgesteuert in tm5 ausführt, wie den Import und Export von Kontoauszügen, das Einlesen von Massenzahlungen oder den Import von Handelsgeschäften. Der Automat im Hintergrund erledigt nicht einfach nur Arbeit, die sonst ein User ausführen müsste, sondern verhindert auch eventuelle Manipulationen bzw. minimiert somit zuverlässig potenziellen Betrug.

Fazit

Das Treasury von Emsland Group konnte mit tm5 systematisch Sicherheit und Transparenz sowie Effizienz bei wesentlichen Treasury-Prozessen schaffen. Die neu implementierten Treasury-Prozesse haben die Neuausrichtung der Unternehmensgruppe abgerundet und bieten die ideale Basis für die Steuerung und Kontrolle der anstehenden Wachstumsstrategie.

 

Alexander Friedrich Reich referierte zu diesem Thema auf dem Finanzsymposium Mannheim 2018.

Wichtigste Fakten
Branche
Stärke
Gründung/ Firmensitz
1928, Emlichenheim | DE
Mitarbeiter
1.250
Gesellschaften/Standorte
7 Produktionsstandorte in Deutschland, 17 Gesellschaften
Jahresumsatz
EUR 600 Mio.
Einsatz der Module
LM, TT
Bei BELLIN seit
2017
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