Schücos 3-Wege-Lösung für den internationalen Zahlungsverkehr

Zahlungsverkehr in 25 Ländern effizient, transparent, sicher und kostenbewusst in tm5 abwickeln

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Unternehmen und Ausgangslage

Schüco ist einer der weltweit führenden Anbieter von hochwertigen Fenster-, Tür- und Fassadensystemen aus Aluminium, PVC-U und Stahl. Mit 4.900 Mitarbeitern und 12.000 Partnerunternehmen ist das Unternehmen in mehr als 80 Ländern aktiv und hat 2017 einen Jahresumsatz von 1,575 Milliarden Euro erwirtschaftet.

Schüco ist seit 2010 Kunde von BELLIN und nutzt das Treasury Management System tm5. Nach der Implementierung und dem weltweiten Rollout von tm5 fokussierte die Arbeit zu Beginn auf das Cash Management. Mit dem webbasierten System konnte Schüco Transparenz und Verlässlichkeit in der Zusammenarbeit mit den ausländischen Tochtergesellschaften etablieren. In einem zweiten Schritt sollten die Zahlungsverkehrsprozesse international harmonisiert und zentral über die in tm5 integrierte Zahlungsverkehrsplattform abgewickelt werden.

Treasury-Aufbau

  • Anzahl Mitarbeiter: 4.900
  • Anzahl Gesellschaften: 40 Tochtergesellschaften in 30 Ländern
  • Aktiv in mehr als 80 Ländern
  • Weltweiter Einsatz des Treasury Management Systems tm5
  • Einsatz von SAP als ERP-System
  • Zahlungsverkehr in 25 Ländern
  • Zentrales Cash Management
  • Zentrale Zahlungsverkehrsabwicklung mit tm5
  • Abwicklung von 1,2 Mrd. EUR Zahlungsverkehrsvolumen über tm5 (entspricht 80% des gesamten Zahlungsverkehrsvolumens der Unternehmensgruppe)
  • 5 Kernbanken
  • 200 Bankkonten, davon 180 Konten mit elektronischen Bankauszügen und 120 mit Zahlungsverkehr

Die Herausforderung

Als weltweit tätiges Unternehmen mit über 40 Tochtergesellschaften und Zahlungsverkehr in 25 Ländern setzte Schüco zahlreiche E-Banking-Lösungen ein, teilweise mit manueller Bearbeitung.

Dies führte zu einer mangelnden Transparenz, erheblichen Kosten für die Wartung der einzelnen Lösungen und zu erhöhten Risiken durch manuelle Bearbeitung und papierbasierte Unterschriftsberechtigungen. Mit dem weltweiten Rollout der Zahlungsverkehrslösung in tm5 wollte Schüco Effizienz, Transparenz, Sicherheit und eine Reduzierung der laufenden Kosten im internationalen Zahlungsverkehr erzielen.

Das Zahlungsverkehrskonzept von Schüco

Die Eckpunkte

Das Treasury von Schüco und die Experten von BELLIN erarbeiteten daher ein umfassendes Konzept für den internationalen Zahlungsverkehr mit folgenden Eckpunkten:

  • Zentralisierung des gruppenweiten Zahlungsverkehrs in tm5
  • Abwicklung möglichst aller Zahlungen direkt in tm5
  • Automatisierung von Prozessen
  • Integration eines Vier-Augen-Prinzips
  • Kostenbewusstes Setup

Corporate Seal

Einen Meilenstein im Projekt stellte die Integration aller Tochtergesellschaften in das umfangreiche Vertragswerk der Bank und die Erteilung von weltweiten Kontovollmachten für die Zentrale (Corporate Seal) dar. tm5 versetzte Schüco in die Lage, alle Benutzerrechte und -rollen zentral zu verwalten. Dadurch kann das Treasury auch die Unterschriftenvollmachten im System eigenständig erteilen und entziehen. Somit kann Schüco alle Treasury-Prozesse sicher mit einem Vier-Augen-Prinzip, Compliance-gerecht und auch dezentral ausführen.

Über die effiziente Abwicklung des Zahlungsverkehrs hinaus, macht die integrierte zentrale Rechteverwaltung das Treasury auch bei Mitarbeiterwechsel jederzeit und unmittelbar handlungsfähig. Der ansonsten aufwendige Schriftwechsel ist durch den digitalen Prozess abgelöst.

Aufbau

Beim Blick auf die zersplitterte Bankenlandschaft und mit dem Anspruch, sowohl Einzelzahlungen, kreditorische und debitorische Zahlläufe, HR-Zahlungen sowie aus anderen Systemen generierte Zahlungsverkehrsdateien direkt in tm5 abwickeln zu können, identifizierte Schüco einen neuen Aufbau der Formate- und Kommunikationskanal-Architektur. Um alle für den Zahlungsverkehr von Schüco relevanten Länder zu erreichen, konzentriert sich Schüco auf drei Wege, die Schritt für Schritt angegangen wurden:

  • EBICS-Anbindung an Banken in Deutschland und die Danske Bank für skandinavische und baltische Länder
  • Nutzung von Gobal XML der Deutschen Bank für 10 Länder in Europa, 4 Länder in Asien sowie 2 Länder in Amerika
  • Global EBICS-Anbindung mit BNP für Frankreich und Marokko

Die Umsetzung

Schritt 1: EBICS für deutsche Töchter, Skandinavien und das Baltikum

Bei der Implementierung von tm5 wurde zunächst nur bei den deutschen Tochtergesellschaften das Zahlungsverkehrsmodul eingeführt – im Jahr 2010 noch mit DTA/DTAZV via EBICS. Um ein möglichst großes Zahlungsverkehrsvolumen über tm5 abzuwickeln, mussten neue Formate und Kommunikationswege erschlossen werden. Dafür wurde die noch heterogene Bankenlandschaft vollständig überarbeitet, was die Transparenz und Prozess-Sicherheit steigerte und auch die Kosten reduzierte. Anschließend wurde die Danske Bank in sieben Ländern im skandinavischen und baltischen Raum via MT101 und EBICS angebunden: in Dänemark, Finnland, Schweden, Norwegen, Estland, Lettland und Litauen.

Schritt 2: Global XML für Europa und die ganze Welt

Im nächsten Schritt erfolgte die Anbindung der Deutschen Bank via Global XML und Host-to-Host in 17 Ländern, davon 10 innerhalb Europas und 7 Länder weltweit. Mit der Host-to-Host-Anbindung erreicht Schüco in Europa Großbritannien, Belgien, die Niederlande, Polen, die Tschechische Republik, die Türkei, Portugal, Spanien und Italien; in Asien China, Singapur, Thailand, Vietnam und in Amerika die USA sowie Brasilien.

Der Schwerpunkt in diesem Projektschritt lag in der Integration aller Tochtergesellschaften in das umfangreiche Vertragswerk der Deutschen Bank und die Erteilung von weltweiten Kontovollmachten für die Zentrale (Corporate Seal).

Exkurs: Der gesamte digitale Prozess von Abwicklung, Abstimmung und Kontoauszug im Detail

Das ERP-System bei Schüco generiert das notwendige Format für die Tochtergesellschaft. Entsprechend dem integrierten 4-Augen-Prinzip wird dieses in tm5 entweder von der Tochtergesellschaft oder von der Treasury-Zentrale autorisiert. Anschließend wird die Zahlungsverkehrsdatei durch die Host-to-Host-Anbindung an die Deutsche Bank zur Ausführung weitergeleitet. Nach der Validierung der Zahlungsverkehrsdatei durch die Deutsche Bank wird ein entsprechender pain.002 Payment Status Report für tm5 bereitgestellt. Dedizierte Referenzfelder sowie Standard-ISO-Codes ermöglichen die schnelle und transparente Abstimmung. Abschließend erhält Schüco die elektronischen Kontoauszüge im Format SWIFT MT940, welche tm5 automatisch zuordnet.

Schritt 3: Global EBICS für den internationalen Zahlungsverkehr

Abschließend wurde zusammen mit der BNP die Nutzung des französischen Zahlungsverkehrsformates CFONB XML via Global EBICS realisiert. Mit CFONB wickelt Schüco den Zahlungsverkehr in Frankreich ab und damit den Zahlungsverkehr der größten Tochtergesellschaft von Schüco. Darüber hinaus nutzt Schüco diese Anbindung für die französischen Lastschriften. Den Zahlungsverkehr in Marokko wickelt Schüco mit der BNP ab.

Fazit:

Kommend von einem betrugsanfälligen und teuren, völlig zersplitterten Banking-Prozess hat Schüco heute mit der zentralen Lösung in tm5 einen effizienten, transparenten, sicheren und kostenbewussten Zahlungsverkehr konzernweit etabliert. 99% der Transaktionen im internationalen Zahlungsverkehr wickelt Schüco heute auf der integrierten Zahlungsverkehrsplattform ab.

Der vollständig digitale Prozess in tm5 ermöglicht den automatischen Import der Kontoauszüge und deren weitere Verarbeitung ohne Medienbruch. Die zentrale Verwaltung der Benutzerrechte und die Integration des Corporate Seal schaffen Sicherheit, Effizienz und Transparenz.

Mit der 3-Wege-Lösung aus EBICS, Global EBICS und Host-to-Host hat Schüco für die spezifischen Regionen die passenden Kanäle und Formate, stabile Prozesse und eine sehr kostengünstige Lösung etabliert.

Ergebnisse:

  • Integrierte zentrale Zahlungsverkehrsplattform für den gesamten Konzern
  • Integriertes mindestens 4-Augenprinzip für maximale Sicherheit
  • Digitale Autorisierung von Zahlungen via Corporate Seal
  • Automatischer Import und medienbruchfreie Weiterverarbeitung von Kontoauszügen in tm5 und im ERP-System
  • Kostenbewusste Formate- und Kommunikationskanal-Architektur für den konzernweiten Zahlungsverkehr
Wichtigste Fakten
Branche
Fenster- und Fassadensysteme
Gründung/Firmensitz
1951 Bielefeld | DE
Mitarbeiter
4.900
Gesellschaften/Standorte
40 Tochtergesellschaften in 30 Ländern
Jahresumsatz
EUR 1,575 Mrd. (2017)
Einsatz der Module
LM, TT
Bei BELLIN seit
2010
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